Styremøte Tromsø Ryttersportklubb
| Dato | 12. mai 2016 |
| Tilstede | Anne-Grete Hansen, Cathrin Kræmer, Ståle Åbotsvik, Sofie
Wiik Westberg, Catharina Roos Bilsbak, Anniken Skogly og Svein Kristian Wikstrøm |
| Forfall | Daglig leder Veronika Isaksen og nestleder Jan-Roger Vollan |
Sak 24/16 innkommende post
Orientering at det igjen kan søkes om tilskudd til utbedring av ridebunn.
Vedtak: Dagligleder undersøker om vi innfrir kravene for å kunne søke i denne omgang.
Sak 25/16 Styrereferater
Det ble drøftet sen utleggelse av protokoller. Tidlig og åpen kommunikasjon ut mot medlemmene er ønskelig.
Vedtak: «Styret skal tilstrebe og få protokollene lagt ut snarest mulig. Kræmer kan legge disse ut på trso.no»
Sak 26/16 Dugnad
Styret presiseres at det er ekstra hyggelig med stor dugnadsånd og at det er gjort godt arbeid.
Kræmer trår ut av dugnadskomiteen og Bilsbak er styrets representant i komiteen.
Vedtak: orientering tatt til etterretning.
Sak 27/16 Håndtering av varsler
Styreleder informerte på forespørsel fra styremedlem om styrets behandling i tidligere varslingssak, advarsel til oppstallør knyttet til varslingen samt klage fra andre oppstallører på styrets behandling av denne.
Vedtak: orientering tatt til etterretning.
Sak 28/16 (Konfidensiell)
Sak 29/16 Tilleggsregning
Wikstrøm opplyser om at han ikke har mottatt dokumentasjon vedrørende tilleggsregning utebane.
Vedtak: Daglig leder bes fremskaffe dette.
Sak 30/16 Sportskomiteen
Det er reist spørsmål om henvendelse om deltakelse fra flere i sportskomiteen i møte med daglig leder og rideskolen vedrørende hallplan. I henhold til klubbhåndboken er det leder av komiteen som stiller i møte.
Vedtak: «Det skal foreligge referat fra Sportskomiteen før møte med daglig leder og rideskolen.»
Sak 31/16 (Konfidensiell)
Sak 32/16 Miljøet på stallen
Det ble diskutert utfordringer knyttet til miljøet i klubben og håndteringer av konflikter.
Vedtak: Svein Kristian Wikstrøm er styrets miljøkontakt mot medlemmene». Ved konflikter mellom medlemmene kan det ved behov tas direkte kontakt med Wikstrøm.
Sak 33/16 Sponsormidler
Wikstrøm orienterer om sponsoravtaler med DNB Eiendom AS og Biltrend AS. Inntekter ved denne avtalen settes av i samsvar med årsmøtets vedtak til vedlikehold av bygninger. Det ble særlig vist til mugg problem i gammelstall.
Ved grasrotandel har vi bare 94 medlemmer.
Vedtak: Daglig leder bes følge opp manglende grasrotregistrering og foreslå tiltak.
Sak 34 Styresaker
Vedtak: Styresaker skal være forberedt med forslag til vedtak hvor det ikke bare er en orienteringssak.
Sak 35/16 Dommerbu
Kjøp av dommerbu.
Vedtak: Kræmer forsøker å få til sponsormidler vedrørende kjøp av dommerbu.
Sak 36/16 Kjøp av privattimer
Skogly har hatt dialog med daglig leder om mulighet for å kjøpe privattimer av Ann Kristin Haukland. Det er innhentet priser.
Vedtak: Saken behandles på neste møte med forslag til vedtak og kort redegjørelse for saken. Sportskoordinator inviteres med på møtet.
Sak 37/16 Innspill til klubbhåndboken
Vedtak: Styret setter av en formiddag, hvor klubbhåndboken gjennomgås. Her behandles innspillene som er kommet inn fra medlemmer i klubben.
Sak 38/16 Utgiftsdekning
Søknad om dekning av utgifter til trener 1 kurs fra Carina Moe.
Vedtak: Dette skal behandles på neste styremøte.
Sak 39/16 (konfidensiell)
Neste møte:
Tirsdag 7. Juni 2016
Tromsø 13, mai 2016
Anniken Skogly, referent