Dato: 10.05.2022
Kl: 17.45
Sted: Kafeen
Til stede: Marthe Haukland, Geir Tore Norbye, Anja Lind, Veronica Wiik, Monica Utstrand, Hege Brose, Miriam Bjørndalen og Kristin Kjørsvik (på teams).
Frafall: Tommy Torvanger
Oppfølgingsmøte
Dato: 19.05.2022
Kl. 19.45
Sted: Kafeen
Til stede: Marthe Haukland, Geir Tore Norbye, Anja Lind, Veronica Wiik, Monica Utstrand, Hege Brose, Miriam Bjørndalen , Tommy Torvanger og Kristin Kjørsvik.
Sakliste
- Breefing av kvitebjørn varme kl 18-18.15
- Utbygging av fjernvarme, ny trase fra Skattøra til Ørneveien rundt nordspissen. Det ligger i planene til kommunen å lage et kollektivfelt fra Hamna til Jekta. Traseen til Kvitebjørn vil ligge under det planlagte kollektivfeltet. Det vil komme inn på TRSO sitt område oppe ved Ringveien. Oppstart juni/juli ved Ørnevegen, de vil muligens passere vår innkjørsel i august, adkomst til stallen vil ikke bli spesielt hemmet.
- Traktor, hva gjør vi med reparasjoner?
- Monica har mulighet å få et prisoverslag på reparasjoner som skal bli veldig gunstig for oss prismessig.
- Vi prøver å skaffe en dieseltank til stallen. -> Monica sjekker ut muligheter for å få en gratis.
- Det skal lages en drifts og vedlikeholdsplan for traktoren og gravemaskinen.
- Unntatt offentlighet
- Bedriftskort
- Geir har bestilt bedriftskort -> styret i sin helhet må inn å signere avtalen.
- Rideskolen -> Vi får en kjapp oppdatering på hvordan det går.
- Vi mangler ponnier -> det letes iherdig etter ponnier/hester for kjøp eller lån
- Feriekurs -> de to siste kursene er halvfulle, og de to første har mange ledige plasser.
- Oversikt ferieavvikling i stall –
- Alle ansatte har levert ferieønsker, det ser ut som at de kan få ferie etter ønske.
- Vi har godt med vikarer tilgjengelig hvis behov.
- Høy
- Mandag 16 mai kommer det ny leveranse med høy.
- Vi ønsker å få tak i to leverandører av høy fra høsten av, slik at vi har større mulighet for å dekke flere hesters behov.
- Vedtak: fra 01.09.2022 vil det ikke lenger være mulig for oppstallører å lagre eget høy innendørs på stallen.
- Oppstalling, Ledige bokser, Kjøp/salg Paddock
- Bokser-> Full stall pdd.
- Kjøp av privat hus i paddock eiet av klubben -> vedtak: klubben kjøper huset og selger det videre med paddocken
- Gjennomgang avtale med Tromsdalen vgs
- Gjennomgang og fornying av avtale. Nytt møte med Tromsdalen vgs i starten av juni for å gjøre ferdig avtalen.
- Arbeidsreglent
- Sist revidert april 2019.
- Ny revisjon vår 2022 med noen endringer
- Rentokil
- Geir jobber med å inngå ny avtale for å få bukt med skadedyr
- Rutiner/regler ved manglende innbetalinger av stalleie
- Vedtak: Det skal ikke kunne opparbeides mer gjeld enn 10.000kr.
Manglende innbetaling går direkte til inkasso, oppstallør mottar ett varsel med frist for å innfri utestående beløp. Hvis fristen for innfrielse av utestående ikke overholdes blir stallkontakt sagt opp med umiddelbar virkning.
- Behov for styremøter i sommer
- Det gjennomføres et fysisk møte i juni
- Det gjennomføres møter på teams ved eventuelle behov i sommer
- Presentasjon av Rubic
- Rubic er en Platform med flere verktøy i seg til bruk for medlemmene for kommunikasjon, betalinger, kurs osv.
- Vedtak: vi går til anskaffelse av Rubik som klubbens felles plattform.
Marthe Haukland
Ref.