Protokoll styremøte Tromsø Ryttersportsklubb 10.05.20


Tid/sted: Søndag 10. mai 2020 kl 2000 i kafeen

Til stede: Trond Skogly, Catharina Roos Bilsbak, Kristin Kjørsvik, Marthe Haukland, Arne Munkvold, Stina Janssen, Ida Korsberg, Ida Røberg (adm), Karin Robertsen (rideskolesjef)

Sak 1 – Covid-19
Den oppmykning av regelverket som ble offentliggjort 7. mai ble gjennomgått. Endringene gir rom for tilnærmet normal aktivitet fremover innenfor de generelle smitteverntiltak som gjelder i samfunnet. Rideskolen kan åpne opp for alle elever. Stevner kurs og arrangementer med inntil 50 samtidige deltagere kan gjennomføres (200 fra og med 15. juni). Det er adgang for tilreisende (oppstalling) så lenge de generelle smittevernregler overholdes.

Styret legger til grunn at det blir tilnærmet normal drift fremover uten særskilte begrensninger utover det som følger av gjeldende smittevernregler. 

Sak 2 – gjennomføring årsmøte
Det tas sikte på å gjennomføre årsmøte som fysisk møte, men med mulighet for digital deltagelse. Ved mer enn 50 påmeldte må de overskytende delta digitalt.

Sak 3 – Gjennomgang av budsjett/økonomirapport per 31.3.
Det foreligger negativt avvik fra budsjett for ordinære ridekurs og stalleie.

De økonomiske konsekvenser av Corona er uavklart, men vil ha negativ innvirkning på klubbens drift som følge av økte kostnader og reduserte inntekter. Likviditeten er tilfredsstillende.

Klubben har fremdeles betydelig utestående. Oppfølging av utestående innbetalinger, samt rutiner for fakturering ble gjennomgått.

Det vil også fremover være nødvendig med streng kostnads- og inntektsstyring.

Vedtak: Orientering tas til etterretning. Oppfølgning av utestående prioriteres og følges opp administrativt. Status gjennomgås på nytt i neste styremøte. Administrasjonen går igjennom og fremlegger oppdaterte rutiner for fakturering til neste styremøte.

Sak 4 – Unntatt offentlighet

Sak 5 – status rideskoleaktivitet
Det er ordinær kursvirksomhet fom. mandag 11. mai med de særskilte smittevernstiltak som følger av nasjonale retningslinjer. Det er en målsetning om å tilby ekstra kursdager for de grupper som har hatt sist oppstart (ponni/nybegynner), slik at de sikres det samme antall kursdager som øvrige kursdeltagere.  Det rettes en anmodning til samtlige kursdeltagere om å frafalle krav om erstatningstimer for bortfalte kursdager fra medio mars ut april (helt eller delvis). De som ønsker erstatningstimer vil få tilbud om klippekortordning på det antall timer som er bortfalt. Det vil bli satt opp ekstratilbud for disse helger og ukedager uten ordinær rideskoleaktivitet, samt eventuell oppsamlingstimer til høsten.

Klubbens besparelser ved at elever frafaller krav på erstatningstimer vil bli øremerket heste-/ponnikjøp. Slike midler kommer i tillegg til NOK 100.000 avsatt til kjøp av hester våren 2020.

Sak 6 – Status drift/bemanning
Det er utlyst stilling som vaktmester og intervjuer gjennomføres fortløpende.

Det gis løpende opplæring i traktorkjøring til ansatte.

Det vil bli lyst ut lærlingestilling.

Prioritert oppgave å få etablert normalbemanning og velfungerende driftsrutiner.

Vedtak: Orientering tas til etterretning. Status bemanning og rutiner settes opp som egen sak ved neste møte.

Sak 7 – Kommunikasjon
Det er behov for å etablere bedre rutiner og plattformer for kommunikasjon. Dagens ordning med bruk av Facebook, oppleves å fungere dårlig for ansatte og brukere. Det bygges opp forventning om rask respons på henvendelser via Facebook. Ansatte kan ikke forventes å svare ut tagginger fortløpende på FB gjennom arbeidsdagen eller utenfor arbeidstid. Eksisterende oppstallør-/ansatteside avvikles i sin nåværende form. Administrasjonen etablerer ny/revidert facebookside som skal benyttes til;

i) informasjon fra ansatte til oppstallører

ii) praktisk informasjon mellom oppstallører. Innlegg forutsettes slettet av den enkelte etter at de har mistet sin aktualitet.

iii) Siden skal ikke benyttes til beskjeder fra oppstallører til ansatte. Egne rutiner for kommunikasjon fra oppstallører til ansatte skal utarbeides og kommuniseres tydelig.

iv) Siden skal ikke fungere som diskusjonsforum

v) Innlegg som faller utenfor sidens formål fjernes løpende

vi) Det skal utarbeides og publiseres et samledokument for løpende driftsrutiner som skal sikre brukerne av anlegget nødvendig forutsigbarhet (rutiner for prepping, flisutlevering, foring osv).

Vedtak: Beskrevne rutiner utarbeides iverksettes administrativt. Administrasjonen orienterer på neste styremøte

Sak 8 – Status gjestestall/møkkaløsning/utebane
Status pågående prosjekter ble gjennomgått. Arbeid med sluttføring av igangsatte prosjekter prioriteres. Det må nedsettes arbeidsgrupper for gjenstående arbeidsoperasjoner. Det legges ut nærmere informasjon om organisering av videre arbeid til medlemmene. Det tas sikte på at arbeidene skal være sluttført før sommeren, men dette forutsetter oppslutning fra klubbens medlemmer.

Sak 9 – Ridebunner ridehall(er)
Arbeidene planlegges igangsatt umiddelbart etter at eksisterende prosjekter er sluttført. Forutsatt ønsket fremdrift på pågående prosjekter, vil arbeidene med utskifting av bunn(er) kunne gjennomføres juli/august. Det planlegges med sikte på utskiftning av dekke i begge ridehus, men gjennomføring av utskiftning lille ridehus er betinget av at det er tilstrekkelige midler til disposisjon.

Sak 10 – Vårdugnad
Det vil som tidligere år bli innkalt vårdugnad på vanlig måte ila våren for å rydde og gjøre vedlikehold av ute-og inneområder. Tidspunkt er avhengig av snøforhold mv. Før dugnaden lages det en oversikt over prioriterte oppgaver. Nødvendig materialer og utstyr skaffes til veie, og medlemmer deles inn i arbeidsgrupper.

Sak 11 – Paddock rideskolehester
Paddock rideskolehester skal utbedres våren 2020. Uegnede masser fjernes, gjerder utbedres mv.

Tromsø, 10. mai 2020

___________________                               _____________________  

Trond Skogly                                          Catharina R. Bilsbak                                    

__________________ ___________________  

Kristin Kjørsvik Arne Munkvold     

 _____________________                           __________________

 Ida M. Korsberg                                      Stina Janssen

___________________

Marthe Haukland

Jeg vil dele: