Tid/sted: Tirsdag 9. juni 2020 kl. 2000 i kafeen
Til stede: Trond Skogly, Catharina Roos Bilsbak, Stina Janssen, Arild Johnsen, Anja Lind, Marthe Haukland, Ida Røberg (adm), Karin Robertsen (rideskolesjef).
Forfall fra Kristin Kjørsvik og Ellen Appelbom.
Sak 1 – Avslag kompensasjon avlyste kurstimer rideskolen
Det fremgår av vedtak fra Lotteritilsynet at avlyste rideskolekurs ikke gir rett til kompensasjon. Dette gjelder for alle rideskoler drevet i regi av idrettslag og ikke bare for Tromsø Ryttersportsklubb. Tilkjent kompensasjonsbeløp for perioden 12. mars til 30. april er redusert fra 419.000,- til 124.000,- som følge av dette. Reduksjonen har store økonomiske konsekvenser og gjør det svært utfordrende for klubben å kompensere for bortfalte timer fullt ut uten at dette får konsekvenser for den ordinære rideskoledriften høsten 2020. Det må lages et tilbud som hensyntar rideskolens ordinære aktivitet der belastningen ikke går utover det som er forsvarlig ut fra hestevelferdshensyn.
Administrasjonen bes utforme et konkret tilbud til de berørte hvor alle behandles likt og hvor det gis tilbud om:
- Gratis Grønt-kort kurs til elever over seks år
- For nybegynnere som ikke er klar for grønt-kort kurs arrangeres gratis knøttedag
- Voksne elever som allerede har gjennomførtgrønt kort kurs tilbys 2-dagers helgekurs i høst, vederlagsfritt med Karin som kursholder
Sak 2 – Status påmelding rideskoleaktivitet sommer/høst 2020
Rideskolesjef orienterte om status. Det er god etterspørsel etter dagrideleir ponni hvor enkeltuker er fylt opp. Det er noen ledige plasser på intensivkurs. Ved ledig kapasitet suppleres det med alternative aktiviteter som drop-in, turridning, runderidning eller annet. Kurstilbud annonseres fremover i ulike kanaler, sosiale medier, annen annonsering og presse.
Styret tar orienteringen til etterretning.
Sak 3 – Status stallplass
Administrasjonen orienterte. Det har vært noe ledige stallplasser første halvår 2020. Det er gledelig konstatere at det nå er stor pågang etter stallplasser. Det forventes full kapasitetsutnyttelse fra august (58 plasser).
Styret er tilfreds med utviklingen og tar orienteringen til etterretning.
Sak 4 – Status sportslig aktivitet høst 2020
Sportskomiteen orienterte kort. Det planlegges normalt (høyt) aktivitetsnivå fra høsten. Terminliste settes opp ila sommeren sammen med rideskolesjef.
Sak 5 – Status bemanning
Administrasjonen orienterte om prosess med ansettelse av vaktmester. Vaktmester i ca. 50 % stilling forventes ansatt ila kort tid. Prosess med ansettelse av lærling er igangsatt.
Rideskolesjef orienterte om status bemanningssituasjonen på undervisningssiden.
Styret tok orienteringen til etterretningen.
Sak 6 – Oppdatert status utestående fordringer
Klubben har per dato i underkant av NOK 1 million i utestående fordringer. Et beløp som er for høyt og som påfører klubben unødige likviditetsmessige utfordringer. En andel av den utestående fordringsmassen er knyttet til innskudd som ikke er motregnet. Administrasjon redegjorde for tiltak for å inndrive utestående. Styret tok orienteringen til etterretning og følgende ble besluttet:
- Administrasjonen skal rutinemessig ved påmelding til kurs og aktiviteter sjekke at den påmeldte ikke har uoppgjorte forpliktelser overfor klubben. Deltagelse på nye kurs/arrangementer er betinget at tidligere forpliktelser gjøres opp.
- Det skal i større grad faktureres forskuddsvis og deltagelse på kurs vil være betinget av at kvittering for innbetalt avgift forevises ved oppstart.
- Rutiner for inndriving av forfalte krav innskjerpes. Purringer vil bli belastet med purregebyr og videreføres til inkasso i henhold til regnskapsførers standard satser og rutiner.
Status utestående og rutiner for oppfølgning gjennomgås på neste styremøte.
Sak 7 – Status gjestestall/ridebunner
Bygningsmessige arbeider gjestestall er tilnærmet sluttført. Innfylling av masser, støping av gulv og montering bokser gjenstår. Utgraving til møkkabinge igangsettes inneværende uke. Støpearbeider planlegges gjennomført før sommerferien. Når møkkabinge ved gjestestall er ferdig skal løsning ved gammelstall etableres (inkl fjerning av møkk).
Forutsatt fremdrift gjestestall overholdes planlegges utskiftning ridebunn store ridehus gjennomført medio juli eller første halvdel august avhengig av tilgjengelige ressurser.
Målsetningen er at nytt dekke i lille ridehus også skiftes ut senest ila august/september.
Sak 8 – Vårdugnad
På grunn av vårsmeltingen er vårdugnad forsinket. Det innkalles til en dugnadskveld for alle medlemmer uken før Ishavsdressuren. Det lages lister med oppgaver der påmeldte deles inn i arbeidsgrupper. Det vil bli holdt en tilsvarende dugnadskveld i august.
Sak 9 – Gjennomgang vedlikeholdsplan
Gjennomgang vedlikeholdsplan utsettes til neste styremøte over sommeren. Nye lys lille ridehus, samt avretting av betonggulv gammelstall tas inn i planen. Eventuelle synergier ved samtidig utførelse med pågående prosjekter vurderes, og vil eventuelt kunne gi grunnlag for forsert gjennomføring.
_____________________ __________________
Trond Skogly Catharina R. Bilsbak
____________________ _____________________
Marthe Haukland Anja Lind
__________________ _____________________ Stina Janssen Arild Johnsen