Komitèen har fått et nytt medlem fra gammelstallen: Gunn Evertsen! Velkommen!
SAKSLISTE:
Sak 1: Oppstallørkomitèens arbeidsoppgaver
Oppstallørkomitèen har i utgangspunktet ingen konkrete arbeidsoppgaver. Vi har, i likhet med øvrige komiteer i klubben, et mandat (mandatet vårt ligger på vår hjemmeside: Komiteene – Tromsø Ryttersportsklubb (trso.no). I møtet bruker vi litt tid på å lese gjennom mandatet, og diskuterer hvordan vi tolker ordlyden i mandatet. Vi er enige om at vårt fokus er på oppstallørene, og vårt arbeid vil derfor defineres av oppgaver/ønsker som blir aktuelt ut fra de henvendelser som kommer fra oppstallører.
Oppstallørkomiteen ønsker å være veldig delaktig i mottak av nye oppstallører/gjester som kommer for langtids oppstalling. Vi tror det vil bidra til enklere integrering hos oss, vi blir som en fadder for de nye, som de kan kontakte når de ønsker. Vi kan komme med tips og råd om for eksempel utslippsgrupper og relevante Facebookgrupper, vi kan tildele lagringsplass på platå/høyloft, vi kan tilse at det raskt kommer informasjon om hest og eier på boks og paddock, for å nevne noe.
For å lykkes, er vi avhengige av at daglig leder har god kommunikasjon med oss, slik at vi vet hvem som kommer og når. Vi har sendt han en e-post i vår med noen konkrete ønsker, og enes om at Anja sender denne e-posten på nytt, og etablerer en rutine for mottak av nye oppstallører.
Vi har laget et info-skriv som vi ønsker å dele ut, dette må redigeres under avsnittet om ansatte før det er klart til å tas i bruk. Vi sender det på e-post til oppstallørene når det er ferdigstilt, og ber om tilbakemeldinger. Vi ønsker at dette skrivet skal inneholde «alt» man behøver å vite når man kommer enten som ny oppstallør, eller som gjest over lengre tid.
Vi har fått en konkret arbeidsoppgave hos styret 21.08.23 som lyder slik: «Oppstallørkomiteen: Komiteen bes i en tidsbegrenset periode bistå daglig leder med kontakt og innstilling av søkere til stallplasser. Komiteen skal ikke tildele, men gjøre bakgrunnssjekk og legge frem sin tilrådning til daglig leder.
Det er felles enighet i komitèen om at vi kan påta oss dette ansvaret, men vi ønsker IKKE å gjøre bakgrunnssjekk. Dette begrunner vi med at kun leder av oppstallørkomiteen er valgt inn i komiteen, de øvrige medlemmene har blitt medlemmer på eget initiativ. Vi har ingen restriksjoner på hvem som kan bli med i komiteen, hvor mange vi kan være, etc. Vi mener derfor at det blir feil at «hvem som helst» skal ringe og sjekke referanser på vegne av klubben.
Sak 2: Fordeling av ansvarsområder
Per nå består vi av en leder og 5 medlemmer. Av disse 6, kommer kun 1 fra nystallen. Vi skulle derfor gjerne hatt en person til fra nystallen i vår komitè. Vi fordeler oss slik at Cathrin har hovedansvar i nystallen, og en av oss andre kommer på «opplæring» der slik at vi kan bistå med mottak av nye oppstallører. Resterende har hovedansvar i gammelstallen.
E-post: det er felles enighet om at kun oppstallørkomiteens leder (Anja) har innlogging til oppstallørkomitèens e-post, men at e-post gjennomgås i fellesskap på hvert møte.
Sak 3: Årshjul og møtetidspunkt
Vi ønsker å møtes en gang per måned. Vi forsøker å avtale møtetidspunkt fra møte til møte, og vil i forkant legge ut informasjon på oppstallørsiden, dersom noen vil kontakte oss i forkant av møter.
Neste møte vil vi lage et årshjul, der vi plotter inn saker som vi jobber med. Vi vil også se på muligheten for å arrangere temakvelder, og ser et behov for økt kunnskap om smittevern og grovfòr. Vi tar imot innspill til flere tema, samt aktuelle forelesere.
Sak 4: Dialog med oppstallører
Vi ønsker at oppstallørene har lav terskel for å kontakte oss. Vi kan kontaktes på følgende måter
- per e-post (oppstallor@trso.no)
- fysisk (ta kontakt med en av oss per tlf eller på stallgangen)
Sak 5: Eventuelt
Vi får henvendelser på at det har vært ulik praksis i sommer/høst i forhold til fordeling av skap og tørkeplass i nystallen. Det er utarbeidet ventelister på både skap og tørkeplasser, men vi får henvendelser om at noen oppstallører ikke følger listene, og at de bare «forsyner seg». Oppstallørkomiteen melder denne saken til neste styremøte, og kommer samtidig med et forslag om at tørkeplasser og skap følger boksene, slik at ventelistene utgår. Det har i lang tid vært diskusjoner rundt tildeling av tørkeplasser og skap, spesielt i nystallen, og dette er åpenbart en kilde til frustrasjon.