Storgata 124, 13.6.2019 kl. 20.00
Til stede:
Trond Skogly
Kristin Hansen Kjørsvik
Ida M. Korsberg
Arne Munkvold
Stina Jansen
Marthe Iren Haukland
Ellen Appelbom
Forfall:
Catharina Roos Bilsbak
Sak 1: Gjennomgang økonomisk status
Klubbens økonomi ble gjennomgått. På tross av positiv utvikling av underliggende drift som følge av streng kostnadskontroll er klubbens likviditet anstrengt. Følgende ble besluttet:
- Stalleie for juli og august faktureres innen utgangen av juni
- Minimumsbemanning juli. Forefallende arbeid med anlegget utsettes eller utføres på dugnad (vask etc)
- Utestående fordringer følges opp
Sak 2. Administrative ressurser
Ida Røberg ansettes i 50 % administrativ stilling og 20 % stilling stall med tiltredelse 1. august 2019.
Rutiner for klubbens økonomistyring gjennomgås i samarbeid med interne ressurser, nytilsatt administrativ leder og regnskapsfører. Troms Idrettskrets konsulteres.
Sak 3. Arbeid finansiering
Det er søkt om forlenget kassakreditt DnB.
Det er sendt søknader til aktuelle støtteordninger for ridebunner, gjestestall og hestemateriell. Søknader følges opp løpende.
Eksisterende lån i Kommunalbanken søkes refinansiert med utvidet nedbetalingstid og utvidelse av lånebeløp begrenset oppad til opprinnelig låneramme på NOK 5,5 millioner som delfinansiering av nødvendig anleggsprosjekter.
Sak 4. Løsning håndtering av møkk
Styret har løpende dialog med relevante organer/entreprenører for å finne en kostnadseffektiv løsning på håndtering av møkk. Parallelt undersøkes muligheten for midlertidige kostnadseffektive løsninger til permanent løsning er på plass.
Sak 5. Status utskiftning av ridebunn
Det er innhentet tilbud på levering av ridebunn utebane og store ridehus. Bunn store ridehus planlegges levert fra Danmark, mens dekke til utebane søkes løst gjennom leverandør i regionen. Planleggingsarbeidet videreføres i samarbeid med anleggskomiteen og i påvente av avklaring av finansiering. Reduksjon av transportkostnader har særlig fokus. Siktemålet er at begge dekker skiftes høsten 2019.
Sak 6. Status gjestestallprosjektet
Det arbeides med plassering, detaljprosjektering og kostnadsreduserende tiltak. Arbeidet ses i sammenheng med sak 4 med sikte på å finne felles kostnadseffektive løsninger for disse to prosjekter.
7. Status endringer Rideskolen
Styret har mottatt flere henvendelser rundt organisering av stallgjeng/ponnistallgjeng.
Ponnistallgjengordningen videreføres og vil bli organisert på samme måte som den har fungert våren 2019.
Stallgjengordningen er ikke lagt ned av klubben. Ordningen var planlagt videreført etter samme modell som ponnistallgjengordningen, men pga stort frafall er det etablert en assistentbasert løsning fra medio juni 2019 som planlegges videreført fra høsten.
Det er ikke mulig å få til en økonomisk forsvarlig drift av rideskoleaktiviteten uten økt inntektsbringende aktivitet (5 dager drift). Ordningen med at stallgjengen disponerte hestene begge helgedager lar seg ikke forene med slik utvidet aktivitet. En stallgjengordning med en turdag og fortrinnsrett på bruk av hester til kurs/stevner og helgeaktiviteter til redusert pris var ikke attraktiv nok til at stallgjengordningen lot seg videreføre. Styret håper andre ordninger klubben vil tilby når ut til ungdom som ønsker tilknytning til stallen uten gjennom vanlig kurstilbud/anskaffe egen hest.
Arbeidet med utskiftning av hester i rideskolen pågår. Kurstilbudet legges om og vil fra høsten bestå av 6er og 7er kurs. Dette vurderes gunstigst både fra et instruktørsynspunkt og ut fra økonomiske vurderinger. Fra høsten av skal det være 9 hester i hesterideskolen.
Kursavgiftene er oppjustert. Styret har forståelse for at dette kan være krevende for mange. Endringen har vært nødvendig for å kunne drive rideskolen i balanse. Det vises her til at kostnadene ved rideskoledriften har økt betydelig gjennom de siste årene ved økte fòrkostnader og nye og strengere krav til hvordan virksomheten drives. Prisene har over flere år i liten grad vært regulert i forhold tilgenerell prisvekst. Det er også foretatt sammenstilling av priser fra andre rideskoler og det justerte nivå ligger innenfor det som må anses som normalnivå.
Det ordinære kurstilbud vil bli supplert av ordninger med «drop in»-timer og runderidning hvor man tar sikte på å nå de som av ulike grunner ikke deltar på det ordinære kurstilbud.
Sak 8. Fòr- og strøavtaler
Forhandling om fòrleveranseavtaler pågår. Ordning med obligatorisk kjøp av høy gjennom klubben gjeninnføres med unntak hvor veterinærattest fremlegges.
Det vil bli etablert obligatorisk ordning med kjøp av strø gjennom klubben som faktureres sammen med stalleie. Ordningen innføres med virkning fra 1. september 2019. Nærmere informasjon om priser og rutiner vil bli informert.
Det vil som utgangspunkt ikke uten særskilt avtale bli anledning til oppbevaring av eget fòr/strø på anlegget fra og med 1. september 2019.
Sak 9. Forenklet system fakturering stalleie m/tilleggstjenester
Det vil bli gjort endringer i rutiner for fakturering av stalleie med tilleggstjenester, da dagens ordning er for ressurskrevende og administrere. Fòr vil bli fakturert etter faste satser uten individuell regulering (ulike satser for hest/ponni).
Prosedyrer for inn-/utmelding av utslipptjeneste vil bli endret og prinsipper for prising av denne tjeneste vil bli gjennomgått.
Nye rutiner/ordninger planlegges iverksatt med virkning fra 1. september.
Sak 10. Eventuelt
- Oppstalling i forbindelse med stevner og rutiner rundt dette
Styret har mottatt henvendelse vedrørende ovennevnte. Oppstalling og organiseringen av denne, herunder plassering av rideskolehester, må skje ut fra en forsvarlig vurdering av ulike hensyn. Ombygging fra spilt til boksplasser for skolehestene har medført en stor forbedring av hestevelferden for rideskolehestene, noe som var hovedformålet. Ombyggingen, som ble utført på dugnad, var også begrunnet med at dette vil gi større fleksibilitet ved gjennomføring av stevner.
Beslutninger rundt oppstalling treffes av arrangør i samråd med ansatte. Avklaring med relevante tilsynsmyndigheter og styret gjøres dersom dette er nødvendig. Rutiner i forbindelse med tilsyn/overnatting gjennomgås.
- Komiteer – oppnevning/mandat
Styret vil utarbeide mandat for de enkelte komiteer. Supplerende medlemmer vil bli oppnevnt av styret over sommeren basert på behov meldt inn fra komiteene.
- Medlemsmøte
Det innkalles til medlemsmøte før ferien (i ettertid satt til 20. juni kl. 20.30)
- Branntilsyn
Klubben er i dialog med Tromsø kommune v/ brann—og redning knyttet til oppfølgning/dokumentasjon i forlengelse av branntilsyn februar 2018.
_______________________________ _______________________________
Trond Skogly Kristin Hansen Kjørsvik
_______________________________ ________________________________
Arne Munkvold Ida Marie Korsberg
________________________________ ________________________________
Marthe Haukland Stina Jansen
________________________________
Ellen Appelbom