Dato: 20/12-2021
Deltagere:
- Styret: Marthe(styreleder), Arild, Anja, Veronica, Kristin, Hege, Miriam, Tommy
- Adm: Nathilde, Geir Tore
Saker:
- Orientering om status i rideskolen
Stor etterspørsel etter privattimer.
Totalt 150 elever i rideskolen.
Mange ulike nivåer.
Hester er på plass. Alle som skulle er pensjonert og vi har nå 14 brukande hester. Max vekt 80 kg på rytter.
Anbefaler å flyttealle hestene og ponniene fra nystall til gammelstall. Bedre logistikk.
Status instruktører og assistenter er ok, men vi mangler det overordnede administrative ansvaret. Utdanningsplan er heller ikke på plass.
Drift i jula. Fordeling av hestepass og ridning er gjort. Nathilde har laget et opplegg. Det er ikke satt opp kurs. Cleo og Liv kan ta eventuelle privattimer.
Ajour med fakturering bortsett fra kurs som faktureres ut i morgen.
Vedtak:
- «Se på mulighet for å flytte Rideskolen til gammelstallen. Sette ned gruppe som kan diskutere dette. Adm og styreleder foreslår sammensetning av gruppe.
Det bør settes inn ressurser på å få på plass et utdanningsløp.»
- Oversikt bemanning, ansattelister og behov
Anja orienter.
Bemanning dagtid
- Tom, Elle og Mette. Alle tre er 100 % på dagtid. Vi mangler en 50 % stilling og ønsker en lærling til.
Vedtak:
Sak unntatt offentlighet
Styreleder følger opp Elle på å kontakte lærlingekontoret for å få på plass en ny lærling fra høsten av. Viktig at denne jobben startes umiddelbart.
Elle tilbys ansvar for skolehestene og -ponniene og en lønnsøkning
I den manglende 50 % stillingen har vi ingen kandidater
- Plan for ferdigstilling av boks
Ferdigstilles innen årsskiftet.
- Oppstalling og ledige bokser
I Gammelstallen er det pt fullt.
I Nystallen er det fullt
Vedtak:
«Anja lyser ut ledige bokser, lager innstilling og distribuerer til styret.»
- Administrative systemer
Mappestrukturer og oppsett i onedrive.
Vedtak:
«Styret er positive til at det opprettes en struktur og et system og at det kjøpes en office lisens.»
- Vedtakssak angående oppsummering av administrativt arbeid.
Kontrakt og betaling er ok samt at frakt er avtalt med Surnadal Transport. Blir sendt nordover førstkommende fredag.
Styret bør ta stilling til hvorvidt denne skal forsikres på noen måte, det være seg brann, tyveri og ansvarsforsikring i fall uhellet er ute.
Medlemsregister NIF.
- Omfattende vaskejobb. Svært mange meldes ut av registeret.
- Rideskolen: 55 % ikke betalt medlemskap
- Oppstallør gml.stall: 23 % ikke betalt medlemskap
- Oppstallør ny-stall: 41 % ikke betalt medlemskap
- Dette er på de vaskede listene! Dette utgjør over 50.000,- i tapte inntekter for klubben.
REGNSKAP: «kundefordringer» 2020
Vi har gjort en integrasjon gjennom Tripletex og KRAVIA (inkassobyrå). Vårt kunderegister i Tripletex inneholder mange mindreårige og årsoppgjøret for 2020 er lukket og kan ikke redigeres. Det betyr at alle mindreårige som har registrerte fordringer for 2020 må inndrives gjennom KRAVIA sin egen portal, som igjen betyr et utstrakt manuelt arbeid. Vi vil tape ethvert krav som stiles til en mindreårig dersom dette bestrides.
Ønsket at styret tar stilling til muligheten for å bruke Agio som en ekstra ressurs en periode for å få dette gjort. De kan fristille Margrethe noen timer ukentlig dersom vi ønsker/har behov det. Stipulert ca. 4 timer/uke, avhengig av omfang. Kommer tilbake til pris når det foreligger et tilbud fra Agio.
Det gledelige her er at Agio ønsker å sponse oss i en eller annen form, de ønsker å komme med et tilbud til oss tidlig neste uke.
REGNSKAP: «kundefordringer» 2021
Dette regnskapsåret vil vi kunne sende alle forfalte faktura over til KRAVIA for inndriving. Det er selvsagt et problem at kunderegisteret vårt i Tripletex inneholder mindreårige, men disse fordringene kan vi, ifølge Agio, redigere mer eller mindre selv før årsoppgjøret. «Redigering» betyr i denne sammenhengen at vi kan knytte en voksen til en faktura som i utgangspunktet er registrert på en mindreårig.
Ved oppstart var reskontro 960.000,- i dag utgjør denne om lag 640.000,-. En del av denne differansen er sendt over til inndriving.
Vedtak:
«Vi tegner ansvarsforsikring på traktoren om den ikke ligger under ansvarsforsikringen. Vi er forsikret i Gjensidige.
Vi bruker Spond som verktøy for medlemslister. Bruke Rideskolen som et fundament for medlemsskap og legge til oppstallørene, forrytter og andre etter hvert. Geir Tore får ansvar for å vedlikeholde medlemsslistene.
Vedrørende kundefordringer så vedtar vi å gi leder mulighet til å benytte inntil 50 timer hos Agio for å få orden på kundefordringene.»
- Sak under eventuelt
- Sak unntatt offentlighet
- Bedriftskort
Det er behov for
Vedtak:
«Styret vedtar å anskaffe bedriftskort utstedt på leder og eller styreleder.»
- Prisendringen på flis og pellets
Økt pris på pellets/flis og økt strøm med 50 kr pr mnd. Dette tillegges stallleie.
Styret foreslår å indeksregulere stalleie tilsvarende KPI.
Vedtak:
«Styret vedtar forelagte prisendringer og å indeksregulere stalleie årlig.»