| Dato | 17. august 2016 |
| Tilstede | Anne-Grete Hansen, Cathrin Kræmer, Ståle Åbotsvik, Sofie
Wiik Westberg, Catharina Roos Bilsbak, Anniken Skogly og Svein Kristian Wikstrøm, Veronika Isaksen og Jan-Roger Vollan |
| Sted | Kafeen Tromsø Ryttersportklubb |
| Forfall | Ingen |
Hansen og Kræmer fratrådte under behandlingen av sak 50/16.
Sak 47/16: Innkommet Post
- NIF bekreftelse på innsendt søknad momskompensasjon.
- TRYK Ungdomsgruppe «kurs i stallpotet» Sandnes Gård torsdag 18 08.16
- NAV tilsagn om tilskudd for praksisplass
- Kommunalbanken, renteøkning 0,15 prosentpoeng til 2,320 %
- TRYK v/Sissel Haugslien. Forespørsel vedr kretstrening Lars Rasmussen. Klubben ønsker å huse arrangementet. Daglig leder kontakter kretsen vedr pris og betingelser.
- Purring fra Karoline Rafter vedr utvidede åpningstider. (Sak 23/16)
Sak 23/16: (Oppfølgning) Forslag vedrørende åpningstider på anlegget.
Bakgrunn for saken
Sitat:
”Under oppstallørmøte den 10 mars ytret oppstallører ønsket om å endre åpningstiden. Det er et ønske om å få utnyttet ridehusene en om å få utnyttet ridehusene enda mer effektivt enn i dag ved å kunne trene i hele halltidens oppsatte timeplan (8-22). Med stor aktivitet i klubben, fra rideskole, kurs og stevner er det viktig å utnytte fasilitetene vi har maksimalt. I første omgang foreslår vi ingen stor endring, kun en justering i åpningstidens siste frist for å være ute av anlegget. På kveldstid er det eksempelvis i store ridehus i dag avsatt halltid fram ti kl 22.00, men i realiteten harves det ofte etter ni og lysene er satt til å slukke 21.20. Vi foreslår at man kan ri helt fram til 22.00, og så få 30 min til å sale av/ordne med hesten og forlate stallen seinest 22.30.
Dette betyr at man må finne løsninger for stenging av stallene som er like gode som i dag, slike at dette ikke medfører usikkerhet eller utrygghet for at rutiner for stenging på kveldstid ikke følges. Vi har ingen sterk formening om hvordan dette kan gjøres, men ser for oss flere muligheter som vi ber daglig leder/styret vurdere:
Under møte den 26 april gjorde styret følgende vedtak i saken: Forslag vedr åpningstider på anlegget. Vi stiller inn timeren i ridehusene til kl. 21.40. Vi organiserer med en Questback undersøkelse vedr dette”
Karoline Rafter har etterlyst Questbacken.
Daglig leder informerer om at det er hentet inn tilbud om brøyting av området, og fra vaktselskap for å ivareta lukking av anlegget. Hun opplyser at utvidet åpningstid vil medføre en ekstra kostnad på kr 400 i måneden pr oppstallør for utvidet åpningstid grunnet ekstra kostnader ved brøytning natterstid og vakthold. I tillegg er mattilsynet kontaktet om problemstillingene rundt hviletid for hestene. Daglig leder redegjorde for at Mattilsynet hadde godkjent anlegget og hadde tilsyn med anlegget. Mattilsynet hadde muntlig uttalt at de ikke anså det tilrådelig med utvidet åpningstid og at de heller ikke ville akseptere at oppstallører gjennomførte lukkerutiner.
Vedtak:
Styret diskuterte innspillet og besluttet å beholde de opprinnelige åpningstidene, men utvider tidspunktet lyset går av til kl. 21.40. Styret finner det ikke hensiktsmessig å belaste oppstallører for merutgifter til brøyting og lukking, og man tar hensyn til mattilsynets vurderinger i saken. Daglig leder ber mattilsynet kommet med en skriftlig uttalelse i saken.
Sak 48/16:Halvårsregnskap
Daglig leder la frem halvårsrapport for styret som viste et overskudd på kr. 97.762,- per første halvår. Regnskapsfører var ikke tilstede. Sum driftsinntekter ligger 171 867 bak budsjett per 30. juni 2016. Likviditeten i klubben er svært anstrengt.
Budsjett i f m oppussing av gammelstallen har ikke vært fremlagt styret for behandling før igangsetting. Flere av styrets medlemmer presiserte at det var en forutsetning for oppussingen at tilsvarende inntekter skulle være innkommet før oppussing ble igangsatt, «Tæring etter næring». Det er ikke inntektsført noen ekstra sponsorinntekter ved igangsetting av oppussingen.
Det er flere ubesvarte spørsmål vedrørende budsjettet og styret ønsker en nærmere gjennomgang av reparasjons- og vedlikeholdskostnadene. Styremedlemmene kontakter regnskapsfører.
Styret har ikke behandlet sammenslåing av 2 ponnibokser til en hesteboks i gammelstallen med de konsekvenser dette kan få i f t økonomi, satsning på ponnier samt «færre hender». Daglig leder opplyste at noe av inntektstapet vedrørende bortfall av stalleie ville kompenseres ved at stalleien for de nyrenoverte boksene i gammelstallen økes til samme leie som boksene i nystallen. Videre så opplyste daglig leder at TRSO hadde dispensasjon fra Mattilsynet da eksisterende ponnibokser var for små i f t forskriftskravene, og at det dermed ikke var tilrådelig å opprettholde 2 ponnibokser i f m oppussingen.
Vedtak:
Styret ønsker en nærmere orientering om reparasjons- og vedlikeholdskostnadene. Vi ønsker også at kunder som har uoppgjorte regninger følges opp tettere.
Sak 49/16: Styreleders rolle/fravær høsten 2016, prioritering av arbeidsoppgaver for høsten 2016, informasjon om oppgave fordeling og oppsett av videre møtedatoer. Informasjon oppgavefordeling og fastsetting av datoer. Ståle Åbotsvik sjekker ledige datoer for medlemmene og fastsetter møtedatoer utover høsten.
Anne Grete orienterte styret om at hun har fått ny jobb. Dette medfører at noen av styreleders oppgaver delegeres til andre styremedlemmer.
Prioritering av arbeidsoppgavene for styret høsten 2016 vil bli som følger:
- Miljø
Daglig leder skal sammen med Svein Kristian Wikstrøm, Ståle Åbotsvik og styreleder se på tiltak som kan bedre miljøet i klubben.
- Veiviserklubb
- Renovering og prioriterte prosjekter
- Drengestua må ferdigstilles
- Tilbygg i gammelstallen
- Utbedring av toppdekket ved utebanen
Styreleder utarbeider mandat som gis ett av klubbens medlemmer, for utarbeidelse av forslag til hvordan toppdekket kan forbedres, samt forslag til finansiering.
Sak 50/16 Konfidensiell
Veronica Isaksen
referent
(sign)