Protokoll styremøte Tromsø Ryttersportklubb
Dato og tid | 14.03.2017 19.00 – 22.00 |
Tilstede | Rune Kufaas, Catharina R. Bilsbak, Øyvind Korsberg, Veronica Wiik, Harald Steen og Sofie Wiik Westberg.
NHO v/Juha Seppola på sak 14/17. |
Sted | Rambøll, Grønnegata 65 |
Forfall | Anja Lind, Cecilie Lagesen |
Kopi | Alle |
Sak 11/17 Godkjenning av innkalling
Sak til eventuelt: Beredskapsplan for smitteutbrudd.
Innkallingen ble godkjent.
Sak 12/17 Gjennomgang av protokoll fra møte 02.03.2017
Protokollen godkjent uten merknader.
Sak 13/17 gjennomgang av økonomirapport m/likviditet
Styreleder har hatt møte med klubbens regnskapsbyrå for gjennomgang av rutiner. I følge avtalen skal regnskapsbyrå rapportere månedlig til klubben. Slik har det ikke vært siste halvår. Ser man bort i fra årsregnskapet var siste regnskapsrapport fra oktober 2016. Styret vil fremover behandle økonomirapporten på hvert styremøte.
Økonomirapporten per 28.02 viser et underskudd på 43 771. Det bør i denne sammenheng nevnes at det da mangler omsetning for gjennomførte kurs, og som ikke er fakturert i perioden.
Likviditeten er svært anstrengt, og klubben har en kassakreditt som er trukket maksimalt. Denne skulle egentlig vært innfridd pr. 31.12.2016. Klubben har i tillegg ubetalte faktura på ca. 200 000. Dette betyr at det ikke finnes handlingsrom utover nødvendig drift. Det er behov for å se på tiltak for å øke inntektene og tiltak for bedre kostnadskontroll og effektivisering.
Vedtak:
”Styret skal ha månedlige økonomirapporter forelagt, og klubbens økonomi skal behandles på hvert styremøte. Videre skal det på kommende medlemsmøte gis en skikkelig orientering rundt økonomien i klubben.»
Sak 14/17 B-sak
Sak 15/17 Innkalling og gjennomføring av oppstallørmøter
Det er spilt inn behov for et felles oppstallørmøte for begge staller. Formålet er å gi informasjon til oppstallører, samt ta innspill fra oppstallører. Det er i utgangspunktet et møte mellom de ansatte og oppstallører. Det vurderes likevel som viktig at klubbens styre er til stede og kan fange opp innspill og saker som kan være viktig å kjenne til. Møtet er ment å få opp i dagen saker som kan tas tak i og etablere god dialog.
Vedtak:
”Styret ber administrasjon kalle inn til oppstallørmøte»
Sak 16/17 Prosess med klargjøring av rutiner og regler.
Utsettes til neste møte
Sak 17/17 Behov for tiltak i anlegget, prioriteringer
Styret drøftet behov for å få oversikt over situasjonen knyttet til vedlikehold og forfall for anlegg og bygninger. En samlet oversikt bør innhentes slik at styret kan gå i gang med vurderinger knyttet til prioriteringer og behov for å hente inn mer kunnskap. Det er også behov for å få faglige vurderinger knyttet til tilstand på klubbens ridebunner både inne i hallene og ute.
Vedtak:
”Oversikt over behov for vedlikehold og utbedringer på anlegget innhentes og gjennomgås av styret. Dugnadskomiteen kontaktes for å få tilgjengelige lister og kunnskap som komiteen har”
Sak 18/17 Forberedelser til medlemsmøte 26. mars
Det er besluttet å gjennomføre medlemsmøte 26. mars. Styret drøftet litt rundt innhold i møtet, og gjennomføring.
Vedtak:
«Forslag til agenda utarbeides snarlig. Denne bør distribueres min. 1 uke i forkant av møtet. Veronica tar ansvar for å lage arrangement på Facebook og sette opp forslag til agenda.»
Sak 19/17 Møteplan for styret 2017
Neste styremøte blir like etter påske, 20. april kl. 19.00.
Sak 20/17 Eventuelt
Styret drøftet håndtering av et evt. utbrudd av smittsom sykdom på stallen og beredskapsplan i fall en slik hendelse eskalerer. I fjor vår ble det som følge av virus der flere hester ble syke foreslått å utarbeidet egen beredskapsplan som skal følges ved slike tilfeller. Det har i det siste blitt kjent at Krokenstallen har fått tilfeller av virus bekreftet, det vil derfor være bra om klubben er forberedt i fall et slikt smitteutbrudd eskalerer.
Vedtak:
«Beredskapsplan tas opp under personalmøtet med de ansatte som er berammet»