Torsdag 09.02.23 kl. 20.00-22.30
Til stede: Kristin, Monica, Miriam, Anja, Geir og Marthe
Saksliste:
1.Gjennomgang av saker fra forrige møte:
Vi går gjennom sakslisten fra forrige møte
Vedtak:
De sakene som fortsatt ikke er løst må løses innen neste møte.
- Planlegging av årsmøte
Dato: 01.03.23 kl. 18.00. Sted: kafeen.
Møte med kontrollkomite: Når regnskapet er klart.
Ordstyrer:
Foretningsorden:
Regnskap:
Budsjett:
Sette opp saksliste:
Styret og komiteenes årsberetning:
Saker fra styret til årsmøtet:
a. Medlemskontigent
– styret foreslår følgende priser, da NRYF krever 60 kr. Pr medlem – og vi øker tilsvarende:
Voksen: 810,-
Barn: 560,-
Familie (maks 6 personer): 1400,-
Innmeldte saker:
Frister: Innmeldte saker 2 uker før til styret på styremail
Saksliste med dokumenter legges ut min. en uke før:
Vedtak:
Mulig at vi må utsette årsmøtet, da regnskapet muligens ikke er ferdig til 01.03.23.
Det er kommet noen saker til årsmøtet, men ikke alle er årsmøtesaker. Disse tas på ett medlemsmøte.
Kontingent blir foreslått som det står.
- Regnskap/ Møte med Agio:
Mail med omposteringer ble gjennomgått på møtet med Agio, som allerede har gjort de fleste omposteringene.
Agio hadde ønsker om ny kontoplan, færre produkter og bedre merking på hvor ting skal posteres. De er enige om at vi må få bedre kontroll på de ulike aktivitetene slik at det å endre regnskapet med avdelinger og prosjekt vil være bra. De ønsker ett forslag til hvordan dette kan se ut.
De trenger å få vite hvor lang avskriving rideskolens hestene har.
Vedtak:.
Styret tar tak i arbeidslisten fra Agio forvaltning.
Marthe lager oversikt over avskrivning hester.
- Budsjett 2023/ Møte med Agio – veien videre
Avtalte eget møte med Agio når regnskapet er ferdigstilt.
Vedtak:
Det blir et eget møte ang. budsjett med styret, daglig leder og Agio når regnskapet er ferdig.
- Konfidensiell
- Status rideskolen og kurs og helgeaktivitet
Marthe redegjør for ledige plasser i rideskolen.
– mandager 4 av 6 kurs går– 1 ledig plasser
– tirsdager 6 av 6 kurs går– 4 ledige plasser
– onsdager 6 av 6 kurs går– 7 ledige plasser
– torsdager 6 av 6 kurs går– 5 ledige plasser
Vinterrideleir – denne er annonsert.
Det tenkes på knøttedag og dropp inn runderidning er under planlegging
Vedtak:
Noen ledige plasser i rideskolen. Rideskolesjef ser på muligheten for noe mer inntektsbringende aktivitet.
- Daglig leders oppgaver fremover
Saken utsettes
- Ansattesituasjonen og daglig drift
Saken utsettes
- Instruktører og oversikt over hvem som underviser når.
Saken utsettes
- Styret og arbeidet frem mot årsmøtet.
Saken utsettes
- Høy og prisendring:
Grunnet økte priser på innkjøp av høy, ser vi oss nødt til å øke prisen ut til våre oppstallører. Den nye prisen gjenspeiler økningen vi opplever når vi skal kjøpe høy, denne økningen burde derfor vært gjort i høst. Den nye prisen gjenspeiler derfor en økning i kroner per kilo høy, og økningen er derfor ulik hos ponni og hest. Styret og daglig leder har regnet på ny pris, vi tilstreber at prisøkningen blir så liten som mulig. Revisor har lagt noen føringer, som vi må se på og eventuelt diskutere med han før vi kan sette en pris. Dette vil være klart til 1. mars.
Vi opplever svært lite svinn på H4 og H2 i firkantballer, i form av mugg/dårlig høy. Vi har hatt et stort svinn på runde baller H2 i form av mugg/dårlig høy, dette registreres og krediteres hos leverandør.
Vedtak:
Det kommer en prisjustering på høy fra og med 1. mars, vi er ikke ferdig å regne per i dag. Vi er svært fornøyde med at vi har så å si ingen svinn på H2 og H4 i firkantballer. Daglig leder innkaller styret til møte der pris på høy er eneste sak.
- Møkk – plan fremover:
Per nå er det en full container og to fulle løp, vi har snart ingen plass å tømme møkk. Det er gjort en avtale med MEMM om tømming hver 4. uke. Denne avtalen må gjøres skriftlig slik at det ikke er rom for misforståelser. Det blir fryktelig vanskelig for oss å tømme møkk når det er fult overalt, og det resulterer i at møkk må tømmes utfor huset og kastes inn med greip eller spade fordi det blir for lavt under taket til å trille trillebårer inn.
Vedtak:
Begge løpene ble tømt 8. februar. Daglig leder får ansvar for å lage en skriftlig avtale med MEMM om tømming. Om hver 4. uke er et bra intervall, må han vurdere. Pågangen vil være større om vinteren enn den er om sommeren, når vi ikke har fulle staller.
- Brøyting:
Brøytingen så langt i vinter oppleves ikke tilfredsstillende. Tidvis brøytes det godt, tidvis tar det for lang tid før det brøytes og det gjøres ikke grundig nok. Vi har ikke den gamle kontrakten foran oss, men ser at det må gjøres endringer. Det er utformet et forslag til ny kontrakt, daglig leder får ansvar for å signere en ny avtale med MEMM.
Vedtak:
Daglig leder får ansvar for å gjøre en ny avtale med MEMM.
- Flis/ Pellets – status – private og rideskolen:
Det kommer litt flis/pellets fra Felleskjøpet (vår faste leverandør), men det er per nå ikke mulig å opprettholde normale leveringer. Administrasjonen jobber med å finne alternative leverandører, men både mengde og pris varierer stort. Oppstallørene har fått tilbud om å fjerne flis/pellets fra månedsfaktura og holde seg med dette selv, mange har gjort det. De som ikke har gjort det, vil få informasjon dersom det gjøres prisendringer, og kan selvfølgelig melde seg av når de måtte ønske.
Vedtak:
Det er leveringsvansker på både flis og pellets, det er uvisst hvor lenge dette vil vedvare. Vi får noen leveranser fra Felleskjøpet, og har funnet noen alternativer. Pris og mengde varierer. Administrasjonen informerer fortløpende.
- Konfidensiell
- Ormekur
2 ganger i året deles det ut ormekur til alle hester som har fast oppstalling hos oss. De faktureres ikke, og vi er usikre på hvordan denne praksisen var tiltenkt. Ormekurene koster oss en hel del per år.
Vedtak:
Daglig leder får i oppgave å sjekke om det er en forglemmelse at ormekurene ikke faktureres, eller om det er tiltenkt at de inngår i stall-leien.
Referenter Anja og Kristin