Referat styremøte 31. oktober 2022

Tilstede: Marthe, Monica, Anja, Hege, Veronica til 20.15, Geir, Kristin, Tommy fra 19.15

Forfall: Miriam.

Fortsettelse av styremøtet:
Onsdag 02.10.22 – kl. 17.30-20.30

Tilstede: Marthe, Tommy, Anja, Monica, Hege, Kristin, Geir (til 1930)

Forfall: Miriam, Veronica

Saknr 1. Oppdatering av stallreglement etter besøk av «Stallmesteren»v/Monica og Marthe

• Styret diskuterte innspill fra «Stallmesteren» og tiltak for oppfølging av konklusjoner fra besøket. Rapport fra «Stallmesteren» gjøres tilgjengelig for medlemmene.

Styret vedtok enstemmig å oppdatere informasjon vedrørende ventilasjon og gjennomføre de anbefalte tiltakene.

Saknr 2. Oppsummering av møte med Mydland(MEMM) 

• Daglig leder og leder av anleggskomiteen informerte om møte med MEMM og befaring på anlegget. Styret diskuterte innholdet i tidligere og ny kontrakt, herunder håndtering av møkk og brøyting. og Tidligere kontrakt gjennomgått.

Styret tok informasjonen til etterretning.

Saknr 3. Plan for møkkadeponi for Gammelstall

Styret diskuterte alternativer for håndtering av møkk fra Gammelstallen.  Styret vedtok enstemmig at vi ikke har mulighet for å bygge nytt deponi på nåværende tidspunkt. Inntil videre må all møkk tømmes i møkkadeponi ved Gjestestallen.

Saknr 4. Plan for lagring og utdeling av flis og pellets
Styret diskuterte dagens ordning og de utfordringer dette medfører i forhold til kontroll med beholdninger og korrekt oppgjør for flis og pellets.

Styret vedtok enstemmig å teste en ny ordning hvor flis og pellets gjerdes inne på natt og kveldstid.

Saknr 5. Økte innkjøpspriser på høy flis og pellets

Daglig leder orienterte om økte innkjøpspriser på flis og pellets. Dagens priser forsvarer ikke kostnadene med å kjøpe, håndtere og lagre pellets.

Styret vedtok enstemmig å øke prisen på flis til  145 pr pakkeog  80 pr pakke pellets.  Videre ber styret daglig leder se på hvor mye som trengs og eventuelt hvordan vi kan øke prisen på høy til oppstallørene.

Saknr 6. Oppdatering om «Omni»

• Daglig leder orienterte styret om OMNI som er et Samarbeid mellom Tromsø kommune, Troms fylke og Idrettsrådet. Målsetningen med prosjektet er å styrke organisasjonen innenfra.
• I denne omgang er dette et pilot-prosjekt med noen få idrettslag. Fire moduler som omhandler Mellommenneskelige relasjoner og at idrettslaget skal legge til rette for gode opplevelser og at det ikke skal forekomme utenforskap.
• Geir, Marthe og Miriam deltok på modul 1.
• Det vil bli arrangert en egen workshop for TRSO.

Styret tok orienteringen til etteretning.

Saknr 7. Hestevelferd og vektgrense i rideskolen og ved privattimer

• Styret diskuterte muligheten for å utvide tilbudet i Rideskolen og ved salg av privattimer. Med de nye rideskolehestene kan vi nå tilby både privattimer og deltagelse i Rideskolen for ryttere med øvre vektgrense på 80 kg i hesterideskolen og  50 kg i ponnirideskolen.

Styret vedtok enstemmig å øke vektgrensene til henholdsvis 80 og 50 kg i hesterideskolen og ponnirideskolen.

Saknr 8. Ponnien «Lille My».

• Styret diskuterte situasjonen med ponnien «Lille My».. Ponnien ser ikke ut til å ha det bra i Rideskolen og vil trolig trives bedre med å forholde seg til en eller langt færre ryttere.

Styret vedtok enstemmig å legge «Lille My» ut for salg. Prisforlangende  kr. 20.000,-.

Saknr 9. Status brannanlegg

• Styret diskuterte situasjone rundt brannvarslingsanlegget. Bravida har vært på ny befaring. En strømforsyning er gått og ett filter er ødelagt. Anlegget har gamle sensorer og dette lager feilmeldinger. Det er bestilt ny strømforsyning og filter. Bravida skal bytte dette. Vi skal være påkoblet Brann og redning – dette betaler vi for. Akkurat nå er vi ikke koblet på, pga. feil på utstyret.

Styret vedtok enstemmig at Leder for anleggskomiteen og daglig leder følger opp Bravida i forhold til å sørge for at Brannanlegget til enhver tid er direktekoblet til Brann og Redning.

Saknr 10 Orientering fra leder av anleggskomiteen vedrørende klubbens maskinpark.
–     Leder for anleggskomiteen informerte om status på klubbens maskinpark. Traktoren trenger to bærearmer for å kunne benyttes til til mye av arbeidet som skal gjøres.
–     ATV tok fyr mens den var i bruk utendørs. Vi har innhentet pris på ny. Leder av anleggskomiteen har fått  sponset ny snøfreser til klubben.

• Anleggskomiteen har drenert mye og er nesten ferdig med all planlagt drenering. I dag er der overvann fra Ringveien, bak trafoen.
• Det er behov for service på gravemaskinen. Leder av anleggskomiteen  sjekker pris og kommer tilbake med denne.

Styret tok orienteringen til etterretning og vedtok å ikke kjøpe ny ATV på nåværende tidspunkt. Styret berømmer anleggskomiteen for høyt aktivitetsnivå og god innsats for klubben.

Saknr 11 Kommunikasjon med medlemmene

• Styret diskuterte hvorvidt man burde lage et månedlig informasjonsskriv med oppdatering om gjennomførte og planlagte aktiviteter i Stallen.

Styret vedtok enstemmig å legge ut et informasjonsbrev på klubbens hjemmside med jevnlige mellomrom.

Saknr 12. Ekstratjenester

• Styret diskuterte hvorvidt vi kan tilby oppstallørene å fylle vannbøtte inne i boksen.

Styret vedtok å tilby oppstallørene tømming og fylling av vannbøtte i boksen for  250 kr pr mnd.

Saknr 13 Rideskolesjef

• Leder av oppstallørkomiteen informerte om et møte hun og nestleder har gjennomført med en kandidat som har meldt sin interesse for å bli Rideskolesjef hos oss. Vedkommende ga et godt inntrykk og hadde interessant bakgrunn med blant annet Fagbrev i hestefaget og trinn tre trenerutdanning fra Starum.
• Vara orienterte om at kandidaten vi har tilbudt stillingen som Rideskolesjef avventer svar på permisjonssøknad fra sin nåværende arbeidsgiver.

Styret tok orienteringen til etterretning og anmodet henholdsvis daglig leder og varamedlem om å følge opp begge kandidater.

Saknr 14. Stallplasser

• Leder av oppstallørkomiteen informerte om status. En ponniboks er ledig for utleie og en hesteboks er tilgjegnelig for fremleie..
• Det er kommet inn fem søknader, men to av disse kommet etter frist og tas ikke med i vurderingen.
• Styret diskuterte hvem som skulle tildeles ponniboks.
• Styret vedtok enstemmig å tildele tildele Ragnhild Woll, som allerede er oppstallør, ponniboksen.
• Tildeles for en periode til Agata Chryc-Sieczak som er ansatt hos oss. Når boksen skal brukes av eier må disse ut igjen, med en månedsoppsigelses tid. Dette kontraktfestes.

Saknr 15. Gjennomgang møte med revisor

• Daglig leder orienterte om møte med revisor.
• Arbeidet med kundefordringer har gitt gode resultater, men krever fortsatt tett oppfølging. Revisor uttrykte tilfredshet med jobben som er gjort og at vi nå har bedre kontroll over medlemsmassen i klubben.
• Revisor støtter varamedlem sitt innspill om økt fokus på og bedre rutiner rundt beholdninger av høy, flis, pellets og andre varelager av betydning.
• Revisor stilte videre spørsmål ved om vi belaster oppstallørene med for lav pris på høyet sett i lys av de økte høy,  transport og plast-prisene.

Styret tok orienteringen til etteretning og ber daglig leder sammen med varamedlem og leder av anleggskomiteen om å samarbeide tett vedrørende rutiner for beholdningskontroll.

Saknr 16. Økonomisk status Daglig leder orienterte om klubbens økonomiske situasjon.  Likviditeten er til klubben er svak på grunn av store høybestillinger og kjøp av nye hester til rideskolen. Bare det mest nødvendige kjøpes inn. Det arbeides med å få på plass bedre avtaler med de største leverandørene.

Daglig leder orienterte om god betalingsdisiplin fra oppstallørene ved forfall i oktober og at dette var avgjørende i en krevende likviditetssituasojn for klubben. Daglig leder og vara har fremforhandlet avdragsfrihet fra KLP og vi venter innbetalt mva-kompensasjon i løpet av november slik at likviditeten bør bedres noe frem mot jul.

Til tross for iherdig jobbing med kundefordringer har vi fremdeles for mye utestående fra medlemsmassen.

Styret tok orienteringen til etterretning og anmodet daglig leder om å stramme inn overfor oppstallører som ikke klarer å overholde sine forpliktelser overfor klubben.

Saknr 17. Høykvalitet og svinn – kreditering

• Leder for anleggskomiteen og vara orienterte om de økonomiske konsekvensene av dårlig høy. På tidspunkt for styremøtet er det kassert og kjørt bort til sammen 68 baller høy à 293 kg, med en beregnet kostnad for klubben 149.000,-. Daglig leder og leder for oppstallørkomiteen har avtalt et møte med høyleverandøren.

Styret tok orienteringen til etteretning. Styret uttrykker skuffelse over leveransen av høy og ber om at det kreves en kreditnota på 149.000,- før ytterligere høy betales.

Saknr 18. unntatt offentlighet – 1

Saknr 19. unntatt offentlighet – 2

Saknr 20. unntatt offentlighet – 3

Saknr 21. unntatt offentlighet – 4

Saknr 22. Informasjonsmøte med økonomi på agendaen
– Daglig leder informerte om planlagt informasjonsmøte angående klubbens økonomi, herunder halvårsregnskapet. . Planlagt tidspunkt  Torsdag 10.11.22 kl. 19.00-20.00.

• Styret tok orienteringen til etteretning.

Saknr 23. Planlegging av Ridekurs vår 23

• Styreleder og nestleder setter opp kursene, påmelding åpner 15.11.22

Styret tok orientering til etterretning.

Saknr 24 . Forhold for de ansatte ved Rideskolen.

• Styeret diskuterte forhold rundt arbeidsklær, personalmøter, oversikt over ekstratjester, terapiridning med mer.
• Styret vedtok å fordele praktisk oppfølging av disse forholdene mellom styrets medlemmer.

Saknr 25. Prioriteringer fremover

• Saken utsettes til neste møte

Saknr 26. Grensesnitt/komiteer, daglig leder og styret 

• Saken utsettes til neste møte
• Annet: