Styremøte i TRSO
Deltakere:
Marthe, Anja, Kristin, Miriam, Hege, Veronica, Monica, Tommy
Fra adm: Geir Tore
Sak 1 – Økonomi
Daglig leder gikk gjennom rapport fra regnskapsfører.
Per 30.09.2022 ligger klubben med et underskudd på kr. 439 194,-. Da er det ikke hensyntatt avskrivninger og endring i varelager fra 30.06-2022. Dette vil kunne påvirke resultatet betydelig.
Det er hovedsakelig kjøp av høy som er årsak til underskudd og klubbens utfordrende likviditetssituasjon. Store innkjøp av høy er avtalt uten å avtale en fornuftig betalingsplan hvilket har svekket klubbens likviditetssituasjon betydelig.
I sum er varekostnaden på for økt med kr. 619 465,- fra samme periode i fjor. Kostnad eksterne kursholdere har også økt betraktelig, fra kr. 281 112,- per 30.09.2021 til kr. 630 052,- per 30.09.2022, men her har inntektene fra kursene økt tilsvarende.
Regnskapsfører ber Styret vurdere tiltak for å øke inntektene og redusere kostnadene (spesielt høy), for å bedre resultat for klubben.
Med tanke på lån er egenkapitalen knapp, og ved underskudd i 2022 kan spørsmål om videre drift fremkomme.
Vara og DL orienterte om den anstrengte likviditetssituasjonen. Store mengder høy er kjøpt og levert og må betales i løpes av det nærmeste.
Det er et akutt behov for å få øke inntektene til klubben.
Det orienteres om at vi til nå har solgt kurs i rideskolen for kurs i 1. halvår 2023 for 368’. Potensialet er 1.128’.
DL foreslår å leie ut gjestestallen på kort tid til oppstallører for å øke inntektene. Vi har mange søkere og dette kan gi raskt påfyll av likviditet.
Styreleder foreslår å arrangere runderidning før jul og i romjula.
Vedtak
Styret tar orienteringen på det største alvor. Frem mot årsskiftet vil styret prioritere å fylle opp de resterende plassene i rideskolen, herunder annonsering på Facebook, utdeling av «digitale flyers» med mer. Styret vil også oppfordre klubbens medlemmer om å reklamere for rideskolen og at der er ledige plasser på kurs. Daglig leder bes også om å se på muligheten, både i henhold til forskrifter og praktiske forhold, for å tilby gjestestallen som midlertidig oppstalling.
Sak 2 – Styrearbeid fremover
Styreleder orienterer om organiseringen frem mot jul vedrørende ansatte og vikarer ved sykdom. DL orienterte om at fra 2023 er Tripletex for timeregistrering på plass.
Styret diskuterer fremtidig sammensetning, da styreleder går over som leder for rideskolen 01.01.23-
Vedtak
Styret tar orienteringen til etterretning. Styret avventer å behandle ny styresammensetning til etter at det har vært avholdt møte med Troms idrettskrets i starten av desember. Styret ber DL og vara om å kontakte regnskapsfører, revisor, valgkomite og kontrollkomiteen om å forberede tidlig årsmøte (medio februar).
Sak 3 – Personalsituasjonen
Styreleder orienterte om behov for nye ansatte i rideskolen. Styret diskuterte muligheter for å endre aldersgrense og tilby stillinger til 14-åringer. Videre mangler vi myndige (over 18 år) som kan være assistent på ridekurs. Arbeidsklær til ansatte i full stilling og ukentlige felles møter mellom daglig leder og øvrige fulltidsansatte ble diskutert.
Vedtak – Styret vedtar enstemmig å tilby 14 åringer stillinger gitt personlig egnethet. Styret ber videre om at ledige stillinger lyses ut og at påtroppende Rideskolesjef får fullmakt til å ansette assistenter med mer i Rideskolen.
Styret vil videre jobbe for å få på plass en ordning med arbeidsklær for de ansatte.
Sak 4 – Sikkerhet og overvåkning
Daglig leder orienterte om at det er inngått kontrakt med Avarn om nye overvåkningssystem for Klubbens anlegg. Monteringen av kamera med mer starter 10. desember. Nytt system vil innebære en del nye ting å forholde seg til for medlemmer og oppstallører og det vil bli laget informasjonsskriv og arrangert møte med sikkerhetsleverandør.
Videre orienterte Daglig leder om gjennomførte møter med Bravida vedrørende ny gjennomgang av brannvarslingssystemet. Vi er i dag tilknyttet Brannsentralen, men det tas en ny gjennomgang i forbindelse med at vi nå har inngått kontrakt om øvrig sikkerhetssystem med Avarn.
Vedtak
Styret tar orienteringen til etterretning. Styret vil arrangere et møte hvor oppstallørene og medlemmene kan få møte Avarn og stille spørsmål, samt at det publiseres informasjon om nye rutiner.
Sak 5 – Orientering om møte med høyleverandør
Daglig leder og leder for oppstallørkomiteen orienterte om møte med høyleverandør vedrørende dårlig kvalitet på levert høy. Høyleverandør orienterte om at han ville kompensere, kilo for kilo, levert høy av dårlig kvalitet med nytt høy av god kvalitet i 2023.
Vedtak
Styret tar orienteringen til etterretning.