Klokken 15.00-16.30 på Teams
Til stede: Anja, Miriam, Monica, Kristin og Geir
Ikke til stede: Marthe
Saksliste:
- Gjennomgang/oppfølging av saker fra siste styremøte
- Agio Forvaltning har bedt styret om å se over kontoer, og komme med tilbakemeldinger i forhold til hva vi ønsker av kontoer. Vi har ikke brukt mye tid til å se på dette, og anser derfor ikke denne saken som ferdig. Dette må det neste styret se videre på, blant annet mener vi at hver trener må få eget prosjektnummer.
- Unntatt offentlighet.
- Unntatt offentlighet.
- Møte med sportskomiteen: det er behov for et møte med sportskomiteen, i all hovedsak for å gjøre noen avklaringer i forhold til budsjett og regnskap i forbindelse med ulike arrangementer (treninger, stevner, med mer). Daglig leder innkaller til møte etter påske.
- Solidaritetsfond, status: vedtaket er sendt til idrettsrådet. Mangler egen konto, torsdag fikk daglig leder tilgang til å opprette konto, han får ansvar for å følge dette opp.
- Høy og prisendring, status: på grunn av økte innkjøpspriser på høy, har daglig leder innhentet opplysninger hos oppstallørene om forbruk, og vil basert på denne informasjonen gjøre nødvendige justeringer. Han vil orientere oppstallørene når han har det klart.
- Møkk og håndtering, status: i møkkahuset et det ene løpet helt fult og det andre er nesten fult. Det første løpet skulle vært tømt i uke 12. MEMM har påtatt seg jobben med å føre temperaturmålinger, og skal registrere temperatur 2 ganger per uke i 4 uker før vi kan sende ny søknad til Tromsø Kommune om godkjenning. Geir kontakter MEMM 27.03.23 for videre plan ift. tømming.
- Ormekur, status: oppstallørene får per i dag utlevert ormekur to ganger per år. Disse er vi ifølge kontrakt pålagt å gi hestene våre. De faktureres ikke, ergo inngår til i stall-leien per nå. Daglig leder får i oppgave å sjekke om det er tatt høyde for disse i stall-leien som oppstallørene betaler, eller om den må økes tilsvarende to ormekurer per år.
Vedtak: neste styre må bruke litt tid på regnskapet for å få det oversiktlig, blant annet mangler egne prosjektnummer for hver ekstern trener og for stevner. Geir jobber videre med solidaritetsfond. Prisendring på høy til oppstallørene. Geir kontakter MEMM 26/3 og avtaler et møte for å gå gjennom tjenestene han leverer til oss.
- Planlegging av årsmøtet
- Valgkomite: styret har to forslag til kandidater. Vi forespør flere kandidater.
- Budsjett: noen få uklarheter, ellers ferdigstilt.
- Revidert regnskap: Ikke ferdig. To revisorer jobber med å ferdigstille det. Vi legger det ut så snart vi får det tilbake.
Styret er delt på spørsmålet om ikke-revisorgodkjent regnskap skal legges ut eller ikke. Flertallet ønsker ikke å legge dette ut, basert på fjorårets fadese.
- Dirigent til årsmøtet: styret har et godt forslag.
- Møte med kontrollkomite: komiteen ønsker en dag fra de får revisorgodkjent regnskap til de har møte med oss, de innkaller til møte.
Vedtak: vi har det meste klart til årsmøtet. Vi håper revidert regnskap kommer i starten av kommende uke, det vil bli lagt ut så snart vi får det tilbake. Kontrollkomiteen innkaller oss til møte når de har fått sett det reviderte regnskapet.
- Saker som styret har til årsmøtet
- Medlemskontigent
NRYF krever kr 60,- per medlem, og styret foreslår basert på det at våre kontigenter økes tilsvarende. Pris på medlemsskap blir da:
Voksen: 810,-
Barn: 560,-
Familie (maks 6 personer): 1400,-
- Utredning av eventuell fremtidig organisering av TRSO
Mål: vurdere hvordan TRSO best mulig kan være organisert for å drifte sine aktiviteter og anlegg.
Forslag til vedtak: Årsmøtet gir styret i oppdrag å utrede en eventuell ny organisering av TRSO som klubb, herunder aktiviteter og drift, samt eierskap og drift av anlegget. Et forslag på eventuelle endringer legges frem for medlemmene i et medlemsmøte i løpet av høsten. Eventuelle endringer behandles på ekstraordinært eller neste ordinære årsmøte.
Innmeldte saker:
Sak 1: medlemmene i komiteene velges på årsmøtet? Det betyr å endre organisasjonsplanen. Styrets innstilling: Det blir for krevende for en valgkomite og årsmøtet da det blir for mange som skal velges, men saken sendes over til neste styre som kan jobbe med om organisasjonsstrukturen frem mot neste årsmøte.
Sak 2: Skal klubben ha en egen barneidrettsansvarlig? Styrets innstilling: Det synes vi er en god ide! Når styret konstituerer seg tar de stilling til hvem som skal være barneidrettsansvarlig.
- Tildeling av stallplasser
Vi har 4 ledige stallplasser, og 3 søkere.
Boks nummer en (i vognskjulet) tildeles Agatha, som har stått hos fra 1/12, hun har disponert Karin sin boks inntil nylig. Det er en stor hesteboks ledig i gammelstallen, denne har oppstallørkomiteen og daglig leder latt Marit og Calle overta. Dette har de gjort både fordi Marit har ventet lengst på en større boks og for å ivareta hestevelferden fordi hennes hest står i en for liten boks.
To av de ledige boksene tildeles nye oppstallører, etter at vi har tatt hensyn til noen interne omrokkeringer og søkernes referanser.
Vedtak: vi har en ledig boks til stor ponni etter tildeling av bokser, søknadsfristen på denne går ut 25/4.
- Unntatt offentlighet.
- Unntatt offentlighet.
- Daglig leders arbeidsoppgaver
Utsettes til neste styremøte.
- Ansattesituasjonen og daglig drift
En ledig stilling som stallmedarbeider er utlyst. Styret ønsker en orientering fra daglig leder om ansatte-situasjonen, og ber daglig leder om å orientere på neste styremøte.
- Instruktører og en tydelig oversikt over hvem som underviser og når
Utsettes til neste styremøte.
- Eventuelt
Av regnskapet framgår det at vi fortsatt betaler for Tidypay, daglig leder har fått beskjed om å si dette opp så lenge vi ikke bruker det. Vi betaler også for Rubic som vi ikke bruker, det må enten tas i bruk eller sies opp, daglig leder må følge det opp.