Kl. 19.45 – 20.45 på Teams
Tilstede: Monica, Anja, Miriam, Kristin, Geir, Sylvi Ofstad (Troms idrettskrets)
Saker:
- Ny dato for årsmøte:
Styret har nylig fått beskjed om at regnskapet er oversendt revisor, med andre ord er det ikke ferdig revidert i tide til oppsatt årsmøte.
Ny dato for årsmøtet blir derfor torsdag 30.03.23, kl. 18.00 i kafeen på Sandnes gård.
Dersom regnskapet ikke er revisorgodkjent til 30.03.23, vil årsmøtet avholdes som planlagt, uten regnskap og budsjett. Det vil da gjennomføres ett ekstraordinært årsmøte for godkjenning av regnskap så snart det er ferdig. Det blir da opp til årsmøtet å bestemme om budsjettet skal behandles, eller om det også utsettes.
Vedtak: årsmøtet utsettes til 30.03.23, og gjennomføres med eller uten revidert regnskap.
- Dirigent og praktiske forhold:
Det har vært vanskelig å finne dirigent til møtet, og styret har derfor foreslått en dirigent som for de fleste vil være ukjent.
Solveig Nygård fra kretsen skal delta på årsmøtet, styret ønsker at hun bidrar gjennom sine kunnskaper som lov- og organisasjonsrådgiver.
Vi må organisere et tellekorps, som bør bestå av 3 personer. Solveig kan lede tellekorpset.
Fargekoder for stemmegivning i forbindelse med valget gjøres klart, Kristin tar ansvar for det.
Vedtak: styret har et forslag til dirigent. Kristin klargjør i forhold til avstemming på valget, og finner to personer til tellekorpset.
- Dokumenter til årsmøtet:
Alle dokumenter bortsett fra budsjett og revidert regnskap er ferdigstilt. Regnskapet er kraftig forsinket, men er nå hos revisor som er inneforstått med situasjonen. Budsjettet finjusterer vi nå som vi har et ikke-revidert regnskap som arbeidsverktøy.
Vedtak: Årsberetning er skrevet, men venter på regnskapet før publisering. Budsjettet jobbes med, og målet er at dette er ferdigstilt på torsdag 23.03.23. Vi legger ut forretningsorden.
- Gjennomgang av innkomne saker
Vi gjennomgikk innkomne saker i fellesskap. Flere av sakene er ikke årsmøtesaker, men mange av de er gode innspill som bør tas opp på medlemsmøter. To saker tas opp på årsmøtet.
Vedtak: Det er gitt beskjed til forslagsstiller om at sakene som ikke tas på årsmøtet, kan meldes som saker til ett medlemsmøte.
- Styrets innstilling til valgkomite:
Styret har forespurt flere kandidater, noen av disse har takket ja og noen har takket nei. Vi fortsetter å lete etter aktuelle kandidater.
Vedtak: Styret jobber for å ferdigstille sin innstilling til ny valgkomite.
- Lokal presse tilstede på årsmøtet:
Lokal presse har spurt om å få delta på årsmøtet. Flertallet i styret ønsker at årsmøtet skal være en arena der medlemmene kan snakke fritt. Vi ønsker også at yngre medlemmer skal føle det trygt å delta aktivt på årsmøtet. Flertallets ønske er derfor at pressen ikke er tilstede under møtet, men at de heller kontakter oss etter årsmøtet for intervju.
Vedtak: Flertallet i styret ønsker ikke at pressen deltar på årsmøtet, men har ingen motforestillinger til å stille til intervju før og/eller etter årsmøtet. Daglig leder vil kontakte aktuell journalist og informere om vårt ønske. Skulle de likevel stille på årsmøtet, så skal medlemmene stemme over hvorvidt de kan være tilstede eller ikke.
- Medlemslisten:
Vedtak: Geir har medlemsregisteret klart til årsmøtet, gjerne på papir, og har ansvaret for å kontrollere deltakere på årsmøtet opp mot medlemslisten. Vi må ha oversikt over hvor mange med stemmerett som er tilstede.
- Kontrollkomiteen:
Vedtak: Geir sender ikke-revisorgodkjent regnskap til kontrollkomiteen nå som vi har fått det oversendt. Styrer inviterer kontrollkomiteen til møte så snart revisor har godkjent regnskapet.
Referent
Kristin Kjørsvik