Referat styremøte 19. januar 2023


Torsdag 19.01.23 kl. 18.00.
Tilstede
: Kristin, Monica, Miriam, Anja og Geir

 

Saksliste:

1.Troms idrettskrets
Solveig Johansen Nygaard fra Lov og organisasjon – i Troms idrettskrets er tilstede for å informere og svare på ulike spørsmål.
Vedtak:
Styret er vedtaktsdyktig og lovlig. Styret har ikke leder og består av Monica Utstrand, Anja Lind, Miriam Bjørndalen, Kristin Kjørsvik. Styret sitter frem til ordinært årsmøte.
Idrettskretsen blir med på årsmøtet.

  1. Planlegging av årsmøte
    Dato: 01.03.23 kl. 18.00. Sted: kafeen.
    Møte med kontrollkomite: Monica og Miriam avtaler møte med kontrollkomiteen. Marthe innkalles som styreleder for 2022.

Saker fra styret til årsmøtet:
Kontingent og typer medlemskap

Frister: Innmeldte saker 2 uker før til styret på styremail

Saksliste med dokumenter legges ut min. en uke før

Vedtak:
Dato for årsmøtet er satt til 01.03.23 klokken 18.00. Sted: kafeen på rideskolen. Innkalling ble lagt ut på vår hjemmeside 18.01.23.

  1. Regnskap

Regnskapet er lovet ferdigstilt og sendt til revisor i overgangen januar/februar, så fremst revisor er ferdig med sin beretning til årsmøtet, vil det legges fram som forventet.

Vedtak:
Regnskapet er forventet å være ferdig til årsmøtet, skulle det mot formodning ikke være ferdig så er vi anbefalt å utsette årsmøtet til regnskapet er ferdig.

  1. Budsjett 2023
    Daglig leder jobber med budsjett for 2023. Styret avtaler et møte med daglig leder første uke i februar for å se gjennom og ferdigstille budsjettet. Vi forventer å måtte gjøre endringer fra forrige år grunnet økte kostnader på både strøm, drivstoff, plast (høy) med mer.

Vedtak:
Arbeidet med å lage budsjett for 2023 er i gang.

 

  1. Stallplasser, utlysning/ tildeling
    Vi har oppsigelse av en stallplass, og vil dermed få en ledig plass fra 1. mars 2023. Stallplassen utlyses, men vi overlater til neste styre å tildele stallplassen. Søknadsfristen settes til 25.02.23. Den ledige stallplassen er i nystallen, denne boksen vil familien Rønning-Hansen overta fra 1/3 eller så snart den er ledig, så utlyser vi ledig plass i vognskjulet.

Vedtak:
Ledig stallplass lyses ut. Søknadsfrist settes til 25.02.23, slik at det nye styret tildeler plassen.

 

  1. Unntatt offentlighet

 

  1. Unntatt offentlighet

 

  1. Forsikringer

Daglig leder har orientert oss om at alle våre forsikringer er gyldige. Bygningsmasse, ansatte, styret, diverse eiendeler med mer er forsiktet.

Vedtak:

Vi har alle nødvendige forsikringer.

  1. Daglig leders oppgaver fremover

Saken utsettes

 

  1. Ansattesituasjonen og daglig drift

Saken utsettes

 

  1. Instruktører og oversikt over hvem som underviser når
    Saken utsettes.

 

  1. Gjesteoppstalling
    Vi har en gjest på langtids gjesteoppstalling, og har mottatt en søknad om å utvide gjesteoppstallingen til 21. februar. Vi har ingen ledig ordinær stallplass, så vi må eventuelt fortsette å leie ut en boks i traverstallen.

 Vedtak:

Styret innvilger søknaden om å få utvide gjesteoppstallingen til 21.02.23

 

  1. Kretsmidler og kretstreninger

Vedtak:
Ingen kan bruke kretsmidler for å få treninger til å gå i balanse. Kretsmidlene kommer i tillegg til overskudd etter at kurs går i balanse.

 

  1. Status ny ansatt fra våren 2023

Vi har hatt en søker på stillingen som rideskolesjef, denne søkeren er mer enn kvalifisert og har anledning til å starte hos oss våren 2023. Vi ønsker å skrive en arbeidsavtale med henne og ønsker at hun starter hos oss til sommeren i forbindelse med rideleir og sommerferieavvikling, og er da klar til å overta som Rideskolesjef fra 15.12.23

Vedtak:
Daglig leder får ansvar for å opprette en god dialog og legge fram et forslag til kontrakt.

 


  1. Reaksjon fra NRYF på innsendt klage på manglende premiering

Vedtak:
Vi tar tilbakemelding fra NRYF til etterretning og informerer sportskomiteen.

 

  1. Arrangering av stevner/ treninger uten budsjett, hvem skal ha budsjett og når

Vedtak:
Etter innspill fra sportskomiteen innkaller vi til felles møte med styret, sport, arrangører av treninger og stevner og daglig leder for å lage gode rutiner på dette.

 

  1. Klær ansatte

De ansatte (stallmester og stallmedarbeidere dagtid i 100 % stillinger) ønsker arbeidsklær eller godtgjørelse for arbeidsklær. Vi har forsøkt å få til en god ordning, men ser ikke at vi finner en løsning som tilfredsstiller alle.

Vedtak:
Ansatte får kr. 4000 per år i klesgodtgjørelse, kvittering må gis til daglig leder dersom de skal få pengene tilbakebetalt skattefritt.

 

  1. Solidaritetsfond

Klubben oppretter solidaritetsfond, vi får penger til dette fra Troms idrettskrets.

Daglig leder får ansvar for å undersøke og komme tilbake til styret med forslag til retningslinjer for tildeling fra ett slikt fond.

Vedtak:
Daglig leder kontakter Troms idrettskrets for å høre om det formelle ved dette. Daglig leder oppretter en konto som er til dette fondet. Daglig leder lager forslag til retningslinjer for tildeling fra fondet som styret behandler på neste styremøte.

 

  1. Juridisk rådgivning:

Vedtak:

Etter idrettskretsens tilråding søker styret juridisk bistand i en del saker der styret er usikker på hvordan saksbehandling skal gjøres.

 

  1. Dekning av medisiner hos hest(er) som det påstås er blitt syke av høyet vårt:

Vedtak:
Tromsø ryttersportklubb dekker ikke medisiner eller behandlingsutgifter til hester der det påstås at er blitt syke av vårt høy. Det å fore med høyet er på eget ansvar. Styret kan ikke se at det er klubben sitt ansvar at det ikke ryddes på høyrommene og at det på den måten blandes høy.
Sykdom hos hester kan også skyldes andre forhold enn høyet.

 

Referenter – Anja og Kristin

Jeg vil dele: