STED: Telefonmøte
TID: 18.12.18 kl. 1800-1900
TILSTEDE:
Thorbjørn Nymo – Styreleder
Johan Robertsen – Styremedlem
Johanne Størkersen – Styremedlem
Til behandling forelå det følgende saker:
Sak nr 1 Rapport fra komiteene ref. mail fra 11.desember 2018
Styret har hatt til behandling saker fra Samtlige komiteer – hvorav
økonomikomiteens arbeid og dennes referat fra 06.11.18 ble gjennomgått
på nytt. Tiltak som foreslås er meddelt administrasjonen. Administrasjonen
har gjennomført møter med samtlige ansatte der tiltakene har fått sin
gjennomgang. I referat fra personalmøtet 06.12.18 informerer
administrasjonen styret om fremdrift i implementeringen av tiltakene.
Styret har også gjennomgått økonomikomiteens forslag til ny konto struktur.
Dette søkes gjennomfør fra 01.01.19.
Styret har også lest og gjennomgått de andre komiteenes innstillinger og
rapporter. Gjennomføring av flere tiltak sees i sammenheng med
budsjettering og en endelig strategisk retning for klubben. Dette er et
arbeid som styret vil iverksette i januar 2019 der komiteens
tilbakemeldinger vil bli tillagt stor vekt.
Styret har også mottatt og lest presentasjonen fra Økonomi komite og andre
komiteer som ble fremlagt på møtet 12. desember 2018. Styret vurderer
det som mest hensiktsmessig å involvere selskapets revisor i dette arbeidet
og gjerne sammen med økonomikomite og styret.
Styret har mottatt en hel del henvendelser via mail. Flere av disse fremstår
som bekymringsmeldinger fra medlemmer, kunder og foreldre i klubben. Vi
har også mottatt meldinger fra daglig leder som må utredes mer. Her
uttrykkes det mange tanker og meninger som styret ønsker mer konkrete
tilbakemeldinger på fra sin administrasjon. Styret ser med alvor på dette.
Vedtak:
- Styret vedtar at strakstiltak som er foreslått fra Økonomikomite og
som nå er diskutert med de ansatte iverksettes umiddelbart. Ansvar
– Daglig leder!
- Styret vedtar at forslag til ny konto struktur innføres fra 01.01.19.
Ansvar – Accontor.
- Styret vedtar at det det skal bestilles en tidlig revisjon av selskapet
der styret spesielt ønsker svar på spørsmål fra Økonomikomite
herunder mulige feilføringer, mulige manglende innrapporteringer og
en gjennomgang av diverse kontoer. I tillegg ønsker styret at et
styremedlem og ett medlem fra økonomikomite skal delta i denne
prosessen med revisor. Dette ønskes iverksatt så snart som praktisk
mulig.
- Unntatt off.
Sak nr 2 unntatt off.
Vedtak: Tatt til orientering!
Sak nr 3 Strategidokument fra Nord Norsk Hestesenter –
til gjennomlesning
– Er dette en veg å gå sammen med dagens informasjon?
Vedtak: Tatt til orientering!
Sak nr 4 Møkkasaken
Styret ved Johan Robertsen har sammen med administrasjonen arbeidet
mye med denne saken. Det er nå innført en test kontainer som kan ta inn til
30 tonn med møkk. Det er antydet en kostnad på ca 30 000 kr pr lass. TRSO
har også sendt inn en søknad til Avinor som vi avventer et svar på. Styret vil
så snart som det er mulig orientere og overføre saken til anleggskomiteen
for videre oppfølging. Ansvar – Styret ved Johan Robertsen.
Vedtak:
Styret innkaller til et møte med anleggskomiteen der alt av arbeid som er
utført så lagt i saken gis i en orientering. Videre er det et ønska at denne
komiteen sammen med økonomikomite skal implementeres i videre arbeid,
både med tanke på framdrift , men og med tanke på budsjettering for 2019
og videre.
Sak nr 5 informasjon til medlemmer
Styret har notert seg at det ble gitt en del informasjon fra komiteene til
medlemmene 18. desember 2018 kl 18.00.
Vedtak:
Styret vil så snart det lar seg gjøre ut på nyåret kalle inn til et allmøte der
klubbens status vil bli orientert om.
Referent : Thorbjørn Nymo