Referat medlemsmøte 14. november 2021

1. Kort oppsummering fra forrige oppstallørmøte, 10. juni 21

• På forrige møte ble det stilt spørsmål om hva oppstallørene ønsker å få ut av disse møtene, og flere svarte at det er ønskelig å ha en arena hvor vi kan møtes og diskutere saker som angår oss. Det ble også sagt at det er ønskelig med en kort status ved hvert møte, hva er utrettet siden sist, basert på de sakene vi diskuterte. Her er et lite utdrag fra forrige møte, samt en slags orientering i kursiv:

 1: vurdere om det er tilstrekkelig at informasjon går ut via sosiale medier, bør det sendes på mail?

Anja har sendt en del mail den siste tiden, og håper det oppleves som en mer oversiktlig måte å dele informasjon. Har også vært i begge stallene og tatt ned gamle plansjer og lister som ikke lengre er oppdatert, og erstattet de med nye lister med oppdatert informasjon.

 2: detaljert informasjon/opplæring av nye oppstallører og ansatte

Anja har laget informasjonsskrivet «Velkommen nye oppstallører» som sendes ut på høring til oppstallørene, før det tas i bruk. Anja og Marthe har også hatt fokus på å lage gode arbeidslister til de ansatte, disse ferdigstilles neste uke i samarbeid med de ansatte.

3: forslag om å utvide åpningstidene på anlegget

Åpningstiden utvides til kl 22.30.

4: ønske om revidering av hallplanen

Gjort i forbindelse med omlegging av kurstilbud i Rideskolen.

5: omorganisering av høylåven i gammelstallen

Ferdigstilt i vår, vi har fått et godt system for lagring av privat utstyr, men har fortsatt vansker med lagring av privat høy fordi det vektmessig blir for tungt for gulvet.

2. Litt informasjon fra styret
   1. Drift

Vi har per nå fylt opp alle faste stillinger tilknyttet drift av anlegget: Elle og Mette jobber 100 % i stallen, Wiola jobber 50 % stilling i stallen (hver dag 8-12) og Tom jobber 100 % på anlegget, han bidrar med foring og utslipp fram til kl 10.

Daglig leder Geir: ut året er Geir ansatt i 100 % stilling, han sitter stort sett på hjemmekontor og arbeidet med økonomi, regnskap, sponsormidler, skriver søknader, etc. Geir kan ingenting om hest, og vi har derfor ikke delt hans kontaktinformasjon med våre medlemmer. Vi har i stedet valgt at Anja og Marthe besvarer mail (post@trso.no), Anja tar seg av praktiske ting som gjelder oppstallører, og styret i fellesskap tar større avgjørelser slik som tildeling av boksplasser, innkjøp av høy, flis og pellets, for å nevne noe.

Rideskolesjef Nathilde: som dessverre har valgt at hun, sammen med sin familie, skal flytte lengre sør i landet etter nyttår. Hun skal derfor slutte i sin stilling hos oss. Heldigvis har hun hjulpet oss å omstrukturere hele rideskoledriften, slik at vi har et system for alle våre elever. Vi har pensjonert flere av våre trofaste firbeinte venner, og solgt de som ikke egnet seg i vår rideskole. Vi har fått noen henvendelser på jobben som Rideskolesjef, fra potensielle kandidater som kanskje ønsker å arbeide hos oss fra våren 2022, til tross for at stillingen ikke er utlyst enda. Det synes vi er positivt!

1. Vårt arbeid

Anja og Marthe har fordelt store deler av jobben som daglig leder har hatt, i hvert fall den delen som er mest synlig for oppstallørene. På styremøtene bruker vi også mye tid på disse arbeidsoppgavene, veldig mye diskuteres og avgjørelser tas i plenum.

1. Klubbhåndboka

Styret har gjenopptatt arbeidet med å ferdigstille klubbhåndboken, dette er et arbeid som ble påbegynt i 2016 (?). Vi har oppdatert den, fjernet det vi mente var overflødig og oppdatert reglementet. Klubbhåndboken publiseres snarlig, og vedtas på årsmøtet. Dette vil være et flytende dokument som må oppdateres jevnlig. Nytt reglement trenger ikke vedtas, det er gjeldende fra klubbhåndboken publiseres. Her er et utdrag av de store endringene vi har foretatt i reglementet:

1. Anlegget har åpent 07.30 – 22.30
2. Manglende dugnadstimer faktureres, 750 kr per time
3. Eget paddockreglement, gyldig fra 01.01.22

Vi oppfordrer alle våre medlemmer til å lese klubbhåndboken, samt å sette seg inn i gjeldende reglement!

3. Nye rutiner ved helgestell

• Vi forsøker å flytte kveldsstellet på fredager over på våre ansatte, av flere årsaker. Det betyr at oppstallørene kun står igjen med kveldsstell lørdag og søndag, hvis det blir som tiltenkt. Fra første helg i januar kommer det en ny liste, på den vil alle oppstallørene har ei helg hver, og rulleringen følger boksene. Alle boksene i begge stallene er nylig nummererte. Vi starter med boks nummer en, og når alle har hatt helgestell så starter vi på nytt. «Røde helger» vil fortsatt dras ut av denne rulleringen, og egne dugnadslister henges opp i stallene i god tid.
• Vi kan fortsette med påminning hver fredag, de oppmøtte synes det er positivt.
• Eventuelle bytter SKAL opplyses under fredags-innlegget, slik at det er enkelt for alle å vite hvem som har stell.

4. Flis/pellets

• Vi vil forsøke en ny ordning, og har bestilt både flis og pellets fra samme sted. Vi venter på 10 paller flis og 10 paller pellets, og håper de ankommer snarest. Pallene vil bli stående på nordsiden av store ridehus, og pelletsen vil vi dekke til slik at den ikke trekker vann gjennom luftehull i sekkene. Dersom det blir svinn, må vi låse inn både flis og pellets. Vi risikerer da å måtte gå tilbake til tungvinte løsninger slik som i fjor, når vi kunne hente flis eller pellets i container en time hver onsdag.

5. Høy

• Vi registrerer at mange er svært frustrerte over situasjonen vedrørende høy. Høyet er fra 2020 og mange hester blir dårlige i magen av det. Dessverre er situasjonen slik at vi ikke kan kaste høyet vi har, vi må bruke det opp eller selge det. Å selge det har vi så langt ikke hatt stor suksess med, vi har solgt litt til noen kaniner.
• Vi regner med å være fri for det gamle høyet medio april. I stedet for å vente til vi er helt fri, har vi forsiktig begynt å ta inn et nytt parti med høy. Dette kan alle oppstallørene bruke av, men det er veldig viktig at vi blander med det gamle høyet. Dersom noen bruker bare av det som er nytt, vil vi raskt gå fri. Dette må alle informere sine forryttere og eventuelle andre stellere om. Vi har sagt at ponnier kan bruke 3 kg per dag av det nye høyet, hester kan bruke 4 kg per dag.

6. Bedre systemer for å lette arbeidet for de ansatte
   1. Merke paddocker: en gang i tiden var alle paddockene merket med navnet på hesten som disponerte den. Dette ønsker vi å innføre på nytt, og vi ber alle om å lage en laminert plansje med navn på hesten som festet godt synlig like ved porten inn til paddocken. Den samme plansjen skal inneholde informasjon om hesten skal, eller ikke skal fores lunsj. Eksempel legges ut på oppstallørsiden. Dersom noen har problemer med å lage denne, skrive den ut eller laminere den, ta kontakt med Anja. Frist settes til 1. desember 2021.

1. Merke fòrposer: hos mange hester henger det poser som er merket med feil navn, eller som eventuelt ikke er merket i det hele tatt. Vi oppfordrer alle til å kjøpe høyposer som det er mulig å merke tydelig, og det er kun lov å oppbevare en frokostpose og en kveldspose ved boksen. Posen skal merkes med navn på hesten, og hvilket måltid den inneholder. Frist: 1. desember 2021.

7. Direkte innspill til møtet fra de ansatte:

• Høyposer skal ikke knytes eller lignende, det tar mye tid hvis alle skal gjøre det.
• Ute må lunsjposer oppbevares i en kasse ved porten, de ansatte skal ikke behøve å leite etter den.
• Dersom eier/ansvarlig er i stallen på morgenen før hesten er satt ut, skal vedkommende sette ut hesten sin selv. Dette fordi det er uoversiktlig for de ansatte når oppstallører dukker opp og så forsvinner igjen.
• Det oppbevares ting oppå dekkener, mye hånduker nå for tiden, dette må bort
• Riktig dekken på døra, helst kun et. Ikke stalldekken, ikke alle ser forskjell
• Alle som skal ha høy ute om morgenen, må ha det klart. Dersom de ansatte må ordne det, vil det bli fakturert for.
• Porten til paddockene må henges opp om kvelden, ikke legges på bakken (fryser fast)
• Slå av strøm når hesten tas inn, de ansatte får strøm i seg når de setter ut om morgenen
• Mye bøtter på stallgangen – skal ryddes bort om kvelden, ellers kastes det
• Kraftfor legges i boks oppå høyet, ikke under
• Gjøre det enkelt å fore lunsj, slik at de ansatte ikke må slå av/på strøm for å kaste inn høyet. Lage en slags åpning mellom strømtrådene.
• Bryter til strømboks i stedet for å stikke støpselet i kontakten, ville gjort jobben mye raskere om morgenen

8. Sokkesalg

Vi har fått muligheten for å selge sokker fra Bambusa for å tjene penger, vi selger pakkene for 200 kr per stk, og tjener 100 kr per solgte pakke. Sokkene er kjempegode, så det bør ikke være noe problem! Hege Brose er kontaktperson, ikke nøl med å stille spørsmål!

Vi kan gå flere sammen og øremerke pengene vi tjener på sokkesalget, til noe vi ønsker oss i fellesskap. For eksempel flere store trillebårer, uttekksvifte til tørkerom, mer lys ute.. Sky is the limit!

Vi har mye ubrukt potensiale når det gjelder å tjene penger. I møtet snakker vi litt om at vi for eksempel kan arrangere runderidning en formiddag, noen timer med private hester. Ikke alle de private hestene er egnede til et slikt formål, men mange kan fint gå en time på runderidning. En liten kafe parallelt, ville gitt oss mye penger for lite arbeid. Pengene trenger ikke å forsvinne inn i det totale regnskapet, de kan øremerkes til noe vi trenger eller ønsker oss!

9. Diverse: ingen saker.