REFERAT STYREMØTE
Tid: Tirsdag 1.9.2015
Til Stede: Jan Roger, Ellen, Veronica, Thea, Anne Grete, Sofie, Trond og Vemund
SAKSLISTE
Sak: 47/15 Innkommet post
- Brev fra frivillig Norge Tilbyr bistand til frivillige organisasjoner vedrørende utvikling av klubber i Norge. De avholdt møte den 1. sept. Kl 1800 vedrørende hvordan de jobber. Da brevet ankom samme dag som møtet, var det ingen fra styret representert på møtet.
- Tromsø fylkeskommune har sendt ut informasjon om idrettsstipend. Informasjonen legges ut på vår hjemmeside slik at aktuelle kandidater fra Tromsø ryttersportsklubb kan søke.
- Tippemidler Det avholdes informasjonsmøte den 10. september. Noen fra klubben må dra på møtet da vi kan ha nye prosjekter vi kan søke i forhold til.
- Det er sendt ut rammetillatelse for Berglifeltet sak 115/1248- hus 2- rekkehus med 2 bo enheter Det er gitt rammetillatelse uten at man har tatt høyde for de innspillene som er kommet via nabovarslene som er kommet inn. Her i blant det vårt som påpekte viktigheten av sikring mellom våre eiendommer.
- Innkommende e-post fra en oppstallør vedrørende hvordan rutinene er for salg og tildeling av bokser. Vedkommende lurer på hvorfor man har valgt å legge ut boksene for salg på Facebook, med først til mølla prinsippet som gjeldende for de som fikk kjøpe bokser.
Vedtak: Vedkommende oppstallør mottar følgende svar vedrørende sin henvendelse: Boksene skal legges ut for salg på klubbens hjemmeside, dette ble også gjort i dette tilfellet. Etter at boksene hadde ligget ute for salg i flere uker, og ingen hadde vist sin interesse, ble boksene lagt ut for salg på Facebook, og da med først til mølla prinsippet. Styret ser at det er nødvendig å lage skriftlige prosedyrer, som innlemmes i klubbhåndboken, når det gjelder salg og tildeling av bokser. Slik at alle er informert om hvordan dette foregår. Det må også sees på hvordan en tildeler bokser, skal en ta hensyn til medlemstid osv. Styret jobber også med å opprette en ny hjemmeside som oppdateres og som er mer brukervennlig enn den siden vi har i dag. Dette vil også påvirker hvordan vi for ettertiden får gitt informasjon til våre medlemmer og oppstallører også i slike saker. Daglig leder lager utkast for disse rutinene.
Oppfølging av sak 40/15 Alternative inntektskilder for klubben.
Det skal også i år avvikles åpen dag ved rideskolen, og det skal arrangeres juleshow.
Vedtak: Dagligleder har ansvaret for å samarbeide med Sofie Westerwiik for å få i gang en gruppe som har ansvaret for å være arrangementskomite.
Oppfølging av sak 43/15 gjennomgang av avtalen med Elstad maskin.
Styreleder har vært i kontakt med Anne Karin Elstad, og bedt om at det blir innkalt til møte for å gjennomgå avtalen med Elstad maskin. Styreleder har ikke mottatt en slik innkalling til møte, og vil igjen ta kontakt med entreprenøren for å gjennomføre møtet.
Oppfølging av sak 44/15 Avtale mellom Tromsø ryttersports klubb og Tromsø ridefysioterapi.
Det er ikke laget ny kontrakt. Ellen Sverdrup og daglig leder innkaller Cicilie Hæstad og går igjennom innspillene som er kommet fra styret, og sørger for at det blir utarbeidet en avtale snarest.
Vedtak: for at samarbeidet mellom Tromsø ryttersportsklubb og Tromsø ridefysio skal bli så hensiktsmessig som mulig, er det viktig å få på plass en rampe i det lille ridehuset. Trond Johansen har ansvaret for å bygge denne rampen.
Sak 45/15 Saken utsatt fra forrige møtet bunn i lille og store ridehus.
I begge ridehusene er ikke bunnene optimale, for å gjøre noe med dette må en først planere grunnen i bunnen, for så å legge på mer sand og filt. Etter at klubben har betalt for gjerdet mot nytt boligfelt, er det uvisst om det er nok midler til å legge inn ny filt denne høsten. Arbeidet må også gjøres når det ikke er rideskoledrift i hallene. Da nåværende bunn må ut før en kan rette av grunnen.
Vedtak: 10. september blir regnskapet gjennomgått, for å se om vi har likviditet til å utbedre bunnene i ridehallene. Det søkes om tippemidler og det bes om økonomisk støtte til dette arbeidet fra Tromsø kommune.
Oppfølging av sak 47/15 Kjøp av boksen til Annicka Davidsson.
I løpet av sommeren har Tromsø Ryttersportsklubb solgt tre bokser. Tidligere eiere av boksene er dermed kjøpt ut i løpet av juli/ august 2015.
Sak 48/15 Ny hjemmeside.
Vemund Kjørsvik har hatt ansvaret for å innhente tilbud vedrørende leverandører av webhotell og hjemmesideløsninger.
Vedtak: Det er ikke aktuelt å fortsette med den løsningen vi har i dag, da den både er kostbar og vanskelig å bruke. Det finnes andre alternativer hvor vi betaler kr. 200 per mnd. Dette fordrer at vi lager siden selv og vedlikeholder denne. Klubben har en rekke medlemmer som har denne kompetansen, og det opprettes en egen kommunikasjonsgruppe, som har ansvar for dette arbeidet. I tillegg vil gruppe få ansvaret for å utarbeide materiell som kan brukes om klubben og pressemeldinger som skal gå ut i forkant av de arrangementene vi har. Vemund har ansvaret for å lede gruppen, så lenge han sitter i styret.
Sak 49/15 opprettelse av grupper som samarbeider med styret.
Det er en rekke arbeidsoppgaver som skal gjøres og det er behov for å systematisere dette arbeidet. Dette er arbeid som både er knyttet til dugnader, men også arbeid med søknader i forhold til midler og komitéer som tar seg av informasjon og arrangementer.
Vedtak: Det opprettes følgende:
- Dugnadskomite: Mandatet til komiteen er å sette opp en oversikt over det arbeidet som kan gjøres på dugnad, og prioritere dette. Komiteen har også ansvar for å kostnadsberegne det arbeidet som evt. vil medføre utgifter. Komiteen utarbeider handlingsplan og forslag til hvordan en kan gjennomføre dugnader i fremtiden. Dette fremlegges styret. Plan og forslag til gjennomføring fremlegges på medlemsmøtet. Komiteen har ansvar for å evaluere og følge opp planen etter hvert som arbeidsoppgaver blir utført. Styreleder har allerede snakket med Cathrin Kræmer og Catharina Roos Bilsbak, disse påtar seg ansvaret for komiteen og sørger for å verve flere medlemmer. Medlemmene skal være både fra gammel- og nystall.
- Kommunikasjonskomite: Mandatet til komiteen er å utarbeide klubbens hjemmeside, materiell som kan benyttes til nye oppstallører, under åpen dag osv. Komiteen har også ansvaret for å utarbeide rutiner for ivaretagelse av informasjon i forkant av arrangementer som klubben har. Vemund Kjørsvik har ansvaret for komiteen så lenge han sitter i styret.
- Rideskolekomitee: Rideskolekomite skal jobbe for å skape et miljø for rideskoleelever, engasjere dem og motivere til å delta og bidra i aktiviteter. Slik at de kan være med på å utvikle klubben. Komiteen utarbeider en oversikt over hva de kan bidra med, forslag til mandat og rapporterer til styret. Ellen Sverdrup har ansvaret for å innkalle denne komiteen og igangsette arbeidet.
- Søknadskomitee: det opprettes en komite som har ansvaret for å søke på midler og legater. Jan Roger Vollan har ansvaret for å lede dette arbeidet og finne medlemmer til denne komiteen så lenge han sitter i styret.
- Det opprettes en gruppe som har ansvaret for å få opprettet ny ridesti. Klubben ønsker å utvikle ridestiene på eiendommen. Trond Johansen har ansvaret for denne gruppen og involverer Rune Hansen og Kenneth Enoksen i arbeidet.
Sak 50/15 Dag-oppstalling under stevner.
Under hver stevne vil dette bli fulgt opp.
Vedtak: Daglig leder har ansvaret for å utarbeide retningslinjer for dag-oppstalling, disse lages ut fra det andre ridesentre har laget. Disse legges i klubbhåndboken og vil bli benyttet når en sender ut annen informasjon om stevner/ kurs klubben arrangerer.
Sak 51/15 Facebook siden til Tromsø ryttersportsklubb.
Tromsø ryttersportsklubb ønsker å opprette en egne side for alle medlemmer av klubben, som har et annet innhold enn det siden har i dag, slik at denne siden er i samsvar med den nye hjemmesiden vår. I dag er det Trine Nielsen som er administrator og eier av denne siden. For å få dette til må hun endre navnet på sin side.
Vedtak: Sofie Westerwiik tar kontakt med Trine Nielsen for å høre om hun kan endre navnet på sin side, slik at vi kan opprette en annen side ved navn Tromsø Ryttersportsklubb.
Sak 52/15 Informasjon om sikring av eiendom.
Tromsø kommune har vedtatt utbygging av Berglifeltet. I den forbindelse har Tromsø ryttersporsklubb ved flere anledninger bedt om at det settes opp et gjerde mellom eiendommen. Dette for å sikre at ikke beboere kommer inn i til våre hester, og for å unngå at våre hester kommer inn mellom bolighusene. Siden klubbens innspill ikke er tatt til etterretning og utbygger ikke ønsker å møte ledelsen i klubben, ble det i sommer vedtatt av styret at en selv setter opp gjerdet. Dette er nå ferdigstilt.
Tromsø Ryttersportsklubb
Anne Grete J. Hansen
referent (sign)