Tid/Sted: Tirsdag 29. oktober 2019 kl, 20.00 i Kløvervegen 12
Til stede: Trond Skogly, Catharina Roos Bilsbak, Arne Munkvold, Marthe Haukland, Kristin Hansen Kjørsvik, Ida Korsberg (forfall: Stina Jansen, Ellen Appelbom)
Til behandling:
Sak 1 Gjennomgang økonomisk status ved administrativ leder Ida Rødberg
Rødberg redegjorde for klubbens økonomiske stilling. Likviditetssituasjon er vesentlig forbedret fra i sommer. Klubben har fremdeles for mye utestående. Oppfølgning av utestående vil bli prioritert fremover. Det vil også bli arbeidet med å få på plass nye rutiner som reduserer problemer for fremtiden. Det er igangsatt en prosess med sikte på effektivisering av regnskaps-/økonomifunksjon.
Vedtak: Styret tar orienteringen til etterretning.
Sak 2 Nye oppstallørkontrakter
Det er utarbeidet forslag til nye oppstallørkontrakter som skal erstatte tidligere avtaler. Reviderte kontraktsmal er utarbeidet etter dialog med oppstallørkomiteen og er benyttet for nye oppstallører som er kommet inn etter sommeren. Kontraktene er i det alt vesentlig videreføring av tidligere avtaler, men med noen endringer;
– Oppsigelsestiden justeres fra tre til to måneder
– Alle som har hest/ponni oppstallet på klubbens anlegg plikter å representere klubben på stevner/arrangementer
– Tilpasning til justering av pris/prismodell innført fra 1.10.2019
Styret finner grunn til å minne om gjeldende paddockreglement som videreføres med de nye avtaler, og som blant annet inneholder bestemmelser om hvordan priser ved salg av paddocker skal beregnes (taksering via klubben).
Vedtak: Det inngås ny avtale med samtlige oppstallører med planlagt ikrafttreden 1.12.2019
Sak 3 Komiteer – oppdatering medlemmer
Det har over tid vært en del endringer i komiteene. Noen av komiteene har også anmodet om opptak av nye medlemmer. Status komiteer;
i) Oppstallørkomite
Ida Korsberg (leder)
Elisabeth Møller
Cathrine Theodorsen
Elena Evensen (ny)
Silje Bendiksen (ny)
ii) Sportskomite
Marhe Haukland (leder)
Veronica Wiik
Kirsten Buck Rustad
iii) Rideskolekomite
Kristin Hansen Kjørsvik (leder)
Katrine Jaklin
Heidi Harjo
iv) Ungdomskomite
Stina Jansen (leder)
Åpen for alle barn og unge som ønsker å delta
v) Anleggskomite
Arne Munkvold (leder)
Anleggskomiteen er etter innspill fra komiteen avviklet i sin nåværende form og vil fremover være organisert på prosjekt-/oppgavebasis organisert av leder.
Vedtak: Ny komitesammensetning vedtatt
4. Status prosjekter
i) Utebaneprosjektet
Planlagte arbeider før vinteren er sluttført. Masser tilkjørt og lagt ut. Supplering av masser etter at toppdekket har satt seg må påregnes. Finavretning/arrondering rundt banen gjenstår og gjennomføres på vårdugnad. Påløpte kostnader til eksterne utgjør p.t. 232.000,-. Noe ytterligere kostnader må påregnes, men samlede kostnader forventes i det alt vesentlige dekket av mottatt tilskudd på 250.000,- fra Tromsø kommune. Gjennomføring av prosjektet uten høyere eksterne utlegg er muliggjort av stor dugnadsinnsats fra anleggskomiteen og andre bidragsytere.
Utebanen vil være klar til bruk til utestevnesesongen våren 2020.
ii) Gjestestall/møkkabinger
Oppstart arbeid gjestestall besluttet. Grunnarbeider planlagt avsluttet ila uke 46 og lukket bygg uke 51. Innvendige arbeider første kvartal 2020. Gjestestallen finansieres gjennom tilskudd fra SNN samfunnsløftet med NOK 500.000,- og det overskytende med låneopptak i KLP sikret med kommunal garanti. Prosjektet er forutsatt gjennomført med betydelig egeninnssats og eksterne kostnader i hht sist oppdatert budsjett på i størrelsesorden NOK 750.000,-. Etableringen av nye fasiliteter for tømming av møkk vil medføre store kostnadsbesparelser for klubben. Det skal også etableres binger eller tilsvarende for gammelstallen i 2020.
iii) Utskiftningridebunn store ridehus
Utskiftning skal gjennomføres våren/sommeren 2020. Av hensyn til finansiering og kapasitet vil ikke utskiftning kunne skje før etter at gjestestallen er ferdigstilt.
Sak 5 Status idrettsfag
Styret har konstruktiv dialog med Tromsdalen vgs og regner med å finne en løsning som gjør at det kan gis et tilbud til på Idrettsfag VG1 fra høsten. Ordningen forutsetter at den enkelte elev søker og kommer inn på idrettsfag. Nærmere informasjon vil bli lagt ut straks ytterligere avklaringer foreligger.
Sak 6 Sponsorarbeid
Det tas sikte på så raskt som mulig å komme i gang med organisert sponsorarbeid hvor så mange som mulig av klubbens medlemmer involveres. Det vil bli utarbeidet produktpakker til bruk i dette arbeid.
Sak 7 – eventuelt
i) Branntilsyn
Klubben har et pålegg fra Tromsø kommune v/brann og redning om dokumentasjon av kunnskap til klubbens bygningsmasse. Klubben er i dialog med brann og redning om hva som er det nærmere innhold i pålegget. Det arbeides med å få lukket pålegget.
ii) Eksterne trenere
Klubben har mange eksterne trenere som tilbyr undervisning til klubbens medlemmer. Dette er et viktig supplement til klubbens organiserte aktiviteter. Samtidig er det viktig for klubben å ha oversikt over slik aktivitet, slik at klubben har oversikt og kontroll over helheten i det tilbud klubbens medlemmer har. Alle som tilbyr undervisning skal derfor ha skriftlig avtale/forutgående avklaring med klubben.
iii)Fasiliteter gammelstall
Det er tatt opp utfordringer knyttet til fasilitetene i gammelstall til bla oppbevaring utstyr, dekkentørk, fuktproblematikk mv. Styret vil ila første halvår 2020 foreta en nærmere gjennomgang av oppgraderingsbehov og økonomiske rammer som foreligger.
iv) Årlig Juleshow
Dato for årets juleshow er 1. desember 2019. Dette er et stort og viktig arrangement for klubben både som rekrutteringsarena og for å vise mangfoldet i våre aktiviteter. I tillegg gir arrangementet kjærkommede inntekter. Arrangementet er arbeidskrevende både i planleggings- og gjennomføringsfasen og det er viktig at alle deler av klubben bidrar. Styret oppfordrer så mange som mulig til å bidra.
Ytterligere forelå ikke til behandling.
____________________________ ____________________________
Trond Skogly Kristin Hansen Kjørsvik
____________________________ ____________________________
Catharina Roos Bilsbak Marthe Haukland
_____________________________ _____________________________
Arne Munkvold Ida Korsberg