Tid/sted: 26. september 2019 kl 2000, Kløvervegen 12
Til stede: Trond Skogly, Catharina Roos Bilsbak, Kristin Hansen Kjørsvik, Stina Jansen, Marthe Haukland, Arne Munkvold, Ellen Appelbom, Karin Robertsen (rideskolesjef), Ida Røberg (administrativ leder)
Til behandling:
Sak 1 – status rideskoledrift
Karin Robertsen redegjorde for status i rideskoledrift og planlagt aktivitetsnivå i 2020. Rideskolen har i dag 9 hester/ponnier i hesterideskolen og 7 ponnier i ponnirideskolen, noe som vurderes som et riktig omfang som vil bli opprettholdt i 2020. Aktivitetsnivået er økende og man opplever stor etterspørsel etter nye tilbud (drop in, hest på for etc.).
Det er for 2020 budsjettertert med med et marginalt overskudd. I budsjettet er det tatt høyde for at alle hester på anlegget (privateide og rideskolehester/ponnier) skal betale samme stalleie (dvs. kostnader til drift av anlegget som ikke er knyttet opp mot aktiviteter).
Klubben opplever gjennomgående positive tilbakemeldinger på rideskoleaktiviteten.
Styret gir sin tilslutning til den strategi som det er lagt opp til, og ønsker å uttrykke tilfredshet med det arbeid som er lagt ned i rideskolen.
Sak 2 – Utebaneprosjektet
Klubben er tildelt NOK 250.000,- fra Tromsø kommune til skifte av toppdekke på utebanen. Nytt dekke leveres av TP Maskin fra anlegget på Buktamoen og er samme dekke som er benyttet på Olsborg. Takket være stor innsats fra anleggskomiteen og velvilje fra ulike samarbeidspartnere er målsetningen å gjennomføre prosjektet uten at kostnader til eksterne overstiger tildelt beløp.
I forbindelse med tilkjøring av masser har klubben fått svært gunstige vilkår for bortkjøring av møkk på anlegget (returlast) som leveres til ulike bønder i Balsfjord.
Arbeidene med utebanen forventes ferdigstil medio oktober. Noe etterarbeid må påregnes våren 2020.
Sak 3 – Gjestestallprosjekt/møkkahåndtering
Klubben er tildelt totalt 500.000,- fra SNN samfunnsutbytte til etablering av gjestestall m/fasiliteter for kompostering av møkk (250.000 i 2017 og ytterligere 250.000,- nå i høst). Nabovarsel er sendt ut. Byggesøknad leveres rundt 1. oktober og målet er byggestart rundt 20. oktober 2019.
Det er kritisk å komme i gang raskt slik at grunnarbeider kan sluttføres før snø/tele innhenter oss.
Finansieringsbehov utover støtten fra SNN dekkes gjennom lån. Klubben har fått utvidet kommunal garanti med NOK 2 millioner til investering i gjestestall/møkkahåndteringsløsning og utskiftning av ridebunner. Målet er at gjestestallanlegget i så liten grad som mulig skal dekkes gjennom den utvidede låneramme, noe som vil kunne frigjøre midler til utvikling av andre deler av anlegget.
Gjestestallanlegget er viktig både for å etterkomme kommunalt pålegg om system for håndtering av møkk og for at klubben skal fungere som en motor for ryttersporten i landsdelen (noe som er en del av grunnlaget for at klubben skal få støtte til andre tiltak på anlegget). Det er derfor svært viktig å få realisert dette.
Det settes ned en prosjektgruppe i samarbeid med anleggskomiteen som skal bearbeide prosjektet, herunder vurdere kostnadsbesparende tiltak (hva kan utføres av klubben selv i dugnadsregi, hva kan gjøres for å redusere eksterne kostnader), samt få på plass en gjennomføringsplan for byggeprosjektet. Det er viktig å få involvert flere av klubbens medlemmer i dette arbeid for å unngå at belastningen på enkelte blir for stor.
Sak 4 – Idrettsfag med hestesport – samarbeid med Tromsdalen videregående skole
Det har vært innledende dialog med Tromsdalen rundt dette og signalene så langt er positive. Det er også flere som har kontaktet klubben og sagt at et slikt tilbud vil være interessant. Styret ser på dette som et viktig tiltak for å videreutvikle klubben og for å hindre frafall fra idretten ved overgang fra ungdomskole til videregående skole.
Dialogen med Tromsdalen vgs videreføre parallelt med at man foretar interne avklaringer rundt kapasitet (læreressurser, oppstallingskapasitet, overnattingsfasiliteter for tilreisende elever etc.).
Saken følges opp på neste styremøte.
Sak 5 – Juleshow
Juleshow skal i henhold til terminlista avvikles helga 30. november/1. desember. Det er viktig at man kommer tidlig i gang med planleggingen av showet. Det må nedsettes en komite bestående av representanter for rideskolen, oppstallører og «ungdommen». Dette følges opp av respektive komiterepresentanter i samarbeid med rideskolesjef.
Det undersøkes om noen er villig til å påta seg ansvar for gjennomføring av lotteri med trekning i fbm juleshow. Overskudd fra lotteri vil også i år være forbeholdt anskaffelse av ny rideskolehest/-ponni.
Sak 6 – Eventuelt
i) Kjøp ATV
Klubben har i en lengre periode fått disponere ATV tilhørende Maritim Center. Det er nå inngått avtale om kjøp av ATV for NOK 37.500. Kjøpesummen er finansiert gjennom gave på NOK 100.000 fra privat giver mottatt i sommer. Gaven skal i tråd med givers intensjoner ikke brukes til ordinær drift og komme klubbens ulike aktivitetsområder til gode.
ii) Sikkerhet/HMS
Å drive et anlegg med ca. 80 hester og stor aktivitet innebærer en betydelig risiko. Blant brukerne av anlegget er det mange barn og unge. Styret ønsker å sette ekstra fokus på sikkerhet. Det vil bli gjennomført et obligatorisk sikkerhetskurs for alle hesteeiere/forryttere på anlegget under 18 år med gjennomgang av bla; forsvarlig utstyr/bekledning, regler for oppbevaring av utstyr i stallgang/områder hvor hester ferdes, håndtering av hest på anlegget mv. HMS-rutiner for ansatte skal gjennomgås og rutiner oppdateres.HMS/sikkerhet i rideskolens drift ivaretas og følges opp av rideskolesjef gjennom løpende informasjon og oppfølging.
iii) Kommunikasjon
Styret ønsker å sette ytterligere fokus på hvordan klubbens medlemmer og brukere av anlegget kommuniserer på. Det er rom for ulike synspunkter. Alle brukere av anlegget og ansatte skal imidlertid behandles og omtales med respekt. Dette gjelder både i den kommunikasjon som skjer på anlegget og på sosiale medier. Mange av klubbens medlemmer er barn og unge og dette innebærer et særlig ansvar. Klubbens anlegg skal være et sted hvor alle og i særdeleshet barn og unge skal kunne ferdes i et miljø som oppleves som trygt og inkluderende. Det å komme til stallen skal være dagens høydepunkt. Forventningene til hvordan man kommuniserer gjelder også på sosiale plattformer. Husk at det som sies og skrives vil kunne oppfattes på ulike måter. Ros og skryt kan gjerne deles med mange. Konstruktiv kritikk tas direkte med den som er ansvarlig for oppfølgning på det aktuelle område.
Styret vil fortløpende vurdere nødvendigheten av tiltak.
Tromsø 26. september 2019
_______________________________ _____________________
Trond Skogly Kristin Hansen Kjørsvik
_______________________________ _______________________
Arne Munkvold Catharina Roos Bilsbak
________________________________ ______________________
Marthe Haukland Stina Jansen
________________________________
Ellen Appelbom