Tid: 26. august 2020 kl. 20.00
Til stede: Trond Skogly, Catharina R. Bilsbak, Kristin H. Kjørsvik, Stina Janssen, Arild Johnsen, Marthe Haukland, Anja Lind, Ida Røberg (adm. leder), Karin Robertsen (rideskolesjef)
Til behandling:
Sak 1 – Økonomigjennomgang per 2 kvartal 2020
Adm. leder gjennomgikk økonomirapport per 30.6.2020. Rapporten viser et negativt avvik fra budsjett på NOK 340.294. De vesentligste avviksposter er lavere inntekter rideskoledrift og , lavere inntekt stalleie (ikke full dekning første halvår).
Likviditeten er tilfredsstillende. Alle stallplasser er utleid med virkning fra 1. september.
Det ble reist spørsmål knyttet til enkelte poster i regnskapsrapporten som administrasjon bes avklare med regnskapsfører til neste kvartalsrapport.
Styret tar orienteringen til etterretning
Sak 2 – Status utestående
Adm. leder orienterte om status inndrivelse av utestående som fremdeles er for høyt. Det er innført som rutine at deltagelse på nye kurs mv forutsetter at alle tidligere forpliktelser er gjort opp.
Administrasjonen bes prioritere oppfølgning av utestående. Det innarbeides rutiner for direkte oversendelse til inkasso for krav som ikke gjøres opp etter første gangs purring.
Saken følges opp på neste styremøte.
Sak 3 – Status aktivitet rideskole/påmeldinger etc.
Rideskolesjef orienterte om status i rideskolen. På grunn av få tilgjengelige ponnier gjennomføres nå ponnikurs med grupper på fire. Med dagens kapasitet er det 5 ledige plasser i ponnirideskolen. Det er vanskelig å finne egnede ponnier til ponnirideskolen. P.t. er det 13 ledige plasser i hesterideskolen. Etterspørsel etter kurs er imidlertid god, men utfordringen ligger i å få satt sammen egnede grupper ut fra nivå for å sikre god kvalitet for elever. Det er også behov for fornying av hestemateriellet i hesterideskolen. Det ble gjort flere utskiftinger gjennom høsten og våren, og dette arbeidet vil fortsette. Det fokuseres på å skape annen inntektsbringende aktivitet i rideskolen, bl.a vil lørdagsridning igangsettes.
Styret tar orienteringen til etterretning og ber om at arbeidet med å finne nye ponnier/hester prioriteres, samt at det legges en plan for supplerende aktivititetstilbud høsten 2020. Det utarbeides årshjul for rideskolens aktivitet som gjennomgås i neste styremøte.
Sak 4 – Bemanning – adm leder orienterer
Administrativ leder redegjorde for bemanningssituasjonen. Lærling er ansatt og under opplæring. Arbeidet med å finne en vaktmesterløsning er ikke avsluttet og ulike alternativer vurderes.
Styret tok orienteringen til etterretning.
Sak 5 – Pågående prosjekter
Status/fremdrift sluttføring av pågående prosjekter ble gjennomgått. Deler av arbeidene som gjenstår skal utføres på dugnad, mens andre deler skal kjøpes eksternt. Det vil bli lagt ut informasjon til klubbens medlemmer om videre fremdrift og dugnadshelger for ulike aktiviteter. Utskifting av dekke i store ridehus søkes organisert slik at det i minst mulig grad påvirker driften, men hallen må påregnes stengt én uke ila september.
Skader på vegg i store ridehus vil bli utarbeidet med innleid hjelp og dekkes av klubbens forsikring. Arbeidene planlegges utført parallelt med utskiftning av dekke i gjestestall for i minst mulig grad påvirke aktiviteter i hallen.
Sak 6 – Paddocksituasjonen
Administrativ leder orienterte. På grunn av mange nye oppstallører er paddocksituasjonen presset og skaper jevnlig utfordring ved mottak av nye oppstallører. I tillegg er det en del usikkerhet rundt eksisterende paddockreglement og praktiseringen av dette.
Administrasjonen vil gjøre tiltak for å forbedre tilgangen på paddocker innenfor de rammer paddockreglementet oppstiller, herunder vil paddocker beregnet for to hester måtte påregnes delt dersom disse ikke benyttes av mer enn en hest.
Styret tar orienteringen til etterretning. Gjennomgang/revisjon av paddockreglement vil bli satt opp som egen sak i senere styremøte.
Sak 7 – Mandat komiteer
Det er behov for klarere mandat for klubbens komiteer. Komiteene skal primært være en støttefunksjon til administrasjonen. Beslutninger som har drifts- eller budsjettmessige konsekvenser treffes av administrasjon med mindre administrasjonen anser det nødvendig eller hensiktsmessig med styrebehandling. Med utgangspunkt i disse overordnede prinsipper utarbeider komiteene forslag til kortfattet mandat for egen komite som tas opp til behandling på neste styremøte.
Sak 8 – Nettside
Klubbens hjemmeside oppfyller ikke de ønskede funksjoner. Administrasjonen bes igangsatte arbeid med utarbeidelse av ny hjemmeside. Administrativ leder oppdaterer om status for dette arbeid i neste styremøte.
Sak 9 – Eventuelt
Under eventuelt ble det reist spørsmål knyttet til sportskomiteens nylig fremlagte plan for sprangtreninger. Sportingskomiteens representant redegjorde for de vurderinger som lå bak planen og at formålet er å gi et godt og tilrettelagt tilbud for ryttere på alle nivåer. Komiteen vil gjennomgå dokumentet som er lagt ut for å se om det er informasjon som kan misforstås, og for øvrig fortløpende informere om og evaluere opplegget.
Tromsø, 26. august 2020
___________________ ________________________ ________________________
Trond Skogly Catharina R. Bilsbak Kristin H. Kjørsvik
___________________ ________________________ __________________________
Stina Jansen Arild Johnsen Anja Lind
__________________
Marthe Haukland