Tid/sted: Torsdag 23.1.2020, Kløvervegen 12
Til stede: Trond Skogly, Kristin Kjørsvik, Marthe Haukland, Ida Korsberg, Stina Jansen, Arne Munkvold, Ellen Appelbom (vara), Ida Røberg (adm. leder), Karin Robertsen (rideskolesjef). Forfall: Catharina Bilsbak
Sak 1 – Økonomi/bemanning/rideskoleaktivitet mv
Rideskolesjef orienterte om status for rideskoleaktiviteten. Det er stor etterspørsel etter kurs. Pt. er det 11 ledige plasser i hesterideskolen, samtidig som det er flere som står på venteliste. Utfordringen er å få gruppesammensetning til å gå opp (nivåmessig innplassering mv.), slik at det opprettholdes et godt læringsmiljø med homogene grupper.
I ponnirideskolen er det sammenholdt med budsjett 19 ledige plasser. Avviket skyldes i det alt vesentlige at ponnirideskolen for tiden kun disponerer 6 ponnier mot 7 som er forutsatt i budsjett. Det jobbes med å anskaffe ytterligere 1 ponni (i tillegg til nyinnkjøpte Pippi).
Det er også behov for fornying i hesterideskolen, og det jobbes kontinuerlig med dette. Det er generelt krevende å finne egnede hester for rideskole, som både innfrir rideskolens krav og finnes innenfor tilgjengelige budsjettrammer. Det jobbes med å skaffe til veie ytterligere midler til dette formål (se bl. a sak 6).
Det jobbes aktivt med å øke aktivitetstilbudet for rideskolens elever (knøttedager, drop in, timeundervisning, kurs/leirer i ferier).
Det jobbes også med å få arrangert Grønt Kort-kurs da man opplever stor etterspørsel etter dette.
Adm. leder gjennomgikk driftsmessig status. Bemanningssituasjon er stabil. Opplæring av nyansatte er i det alt vesentlige utført. Det har vært frafall på assistentsiden og det jobbes med å erstatte disse. Delvis vil dette kunne gjøres ved bruk av de fast ansatte. Turnusplaner er under ferdigstilling og det legges opp til at helgeturnus vil inngå i denne.
Utvidet bruk av fast ansatte vil også gjøre det mulig å tilby tilleggstjenester (utslipp, møkking osv.).
Oppdatert budsjett for 2020 justert for endringer på bemanningssiden, status i rideskolen og andre forhold av betydning for inntekter og utgifter ferdigstilles til neste styremøte, slik at dette er klart til årsmøte.
Orientering fra Rideskolesjef og Adm. leder tas til etterretning.
Sak 2 – Oppfølgning offentlige pålegg (brann/møkk)
Klubben har fremdeles pålegg knyttet til håndtering av møkk og brann som ikke er lukket. Arbeidet med å få disse lukket skal prioriteres.
System for håndtering av møkk er under etablering. Møkkabinge i tilknytning til gjestestall ferdigstilles så raskt som praktisk mulig. Løsning i tilknytning til gammelstall må etableres i forlengelsen av dette.
Tromsø Kommune v/brann- og redning har stilt krav om at klubben skal dokumentere kunnskap om egen bygningsmasse. Det har vist seg vanskelig å gjenfinne opprinnelig brannprosjekteringsmateriale utarbeidet i fbm bygging av «nystallen». Arkiver gjennomgås på ny, samt at det foretas undersøkelser av tilgjengelig ekstern bistand. Dialog med Tromsø Brann- og redning knyttet til innhold/omfang av dokumentasjon videreføres.
Sak 3 – Stallreglement, anleggs- og driftsansvar mv.
Til enhver tid gjeldende regler og reglementer skal følges. Oppfølgning av dette vil bli innskjerpet.
Biltrafikk på anlegget har tiltatt i omfang og skal begrenses i hht gjeldende reglement, da dette utgjør en sikkerhetsmessig risiko. Administrasjonen følger opp.
Innspill til endringer til reglementer tas opp med komiteer/administrasjon og forelegges styret for godkjennelse. Enkeltsaker håndteres administrativt.
Beslutningskompetanse i alle forhold som har med daglig drift å gjøre tilligger administrativ leder, herunder tildeling/flytting av boksplass. Komiteene bidrar med innspill og anbefalinger.
Sak 5- Status samarbeid Tromsdalen vgs
Tilbudet skal innføres fra høsten 2020. Rideskolesjef vil ha det faglige ansvar for tilbudet.
Det vil bli innkalt til orienteringsmøte i løpet av kort tid.
Sak 6 – Sponsorarbeid/lotteri
Prosess med utarbeidelse av standard sponsorpakker er i gang, og det er utarbeidet en skisse som vil danne grunnlag for det videre arbeid. Både sporten og rideskoledelen vil bli engasjert i det videre arbeid.
Det budsjetteres ikke med sponsorinntekter utover det som allerede er sikret gjennom inngåtte avtaler. Sponsorinntekter vil derfor kunne gi rom for investeringer både i sport og rideskole utover det som det ordinære budsjett har tatt høyde for (hester, utstyr osv.).
Det er ønskelig å få lotterivirksomheten satt i system, da det ligger et betydelig inntektspotensiale her. Om mulig etableres en lotterigruppe. Vi har tidligere positive erfaringer med å gjennomføre lotterier til øremerkede formål, noe vi tenker videreført da dette skaper stort engasjement.
Sak 7 – Årsmøte
Regnskap er under ferdigstilling og oversendes revisor straks det foreligger. Det innkalles til årsmøte mot slutten av mars (før påske).
Sak 8 – Eventuelt
Smitte- og beredskapsplan
Det skal utarbeides en smitte- og beredskapsplan for anlegget både i fht. stevner/arrangementer og driften for øvrig. Det foreligger maler som kan benyttes som utgangspunkt. Forslag utarbeides av oppstallør-/sportskomite i samarbeid med administrasjon og forelegges styret for endelig godkjennelse.
Representasjonsplikten i klubbens oppstallørkontrakt vedtatt i styremøte 29. oktober 2019
Styret har mottatt forespørsel fra Troms Rytterkrets som ber om en orientering vedrørende oppstallørkontraktenes bestemmelser om representasjonsplikt og praktisering av denne. Bakgrunnen for forespørselen er at kretsen har mottatt en henvendelse rundt dette tema.
Henvendelsen som ligger til grunn for kretsens forespørsel er tidligere besvart administrativt fra klubben. Svaret som er dekkende for klubbens syn oversendes rytterkretsen til orientering.
Dressurutvalg
Klubben har i en periode manglet et dressurutvalg. Leder av sportskomiteen orienterte om at det har meldt seg personer til å fylle denne funksjon. Det planlegges gjennomført dressurstevner i avsatte helger våren 2020, noe som er svært gledelig.
Ytterligere forelå ikke til behandling.
_________________ ________________
Trond Skogly Kristin Kjørsvik
_______________ _________________
Marthe Haukland Stina Janssen
_______________ _________________
Ida Korsberg Arne Munkvold
_________________
Ellen Appelbom