Til stede: Marthe Haukland, Stina Jansen, Arne Munkvold, Kristin Kjørsvik Hansen, Catharina Roos Bilsbak, Ida Korsberg, Trond Skogly
Forfall: Ellen Appelbom (sykdom)
- Status økonomi
Styreleder orienterte om selskapets økonomiske situasjon. Likviditeten er svært anstrengt med forfalte forpliktelser og fullt opptrukket kassakreditt. NOK 400.000,- av kassakreditten forfaller til betaling 1. juli 2019. Det er ikke realistisk at klubben vil kunne innfri kreditten ved forfall. Klubben er pålagt å oversende redegjørelse rundt den økonomiske situasjon til Tromsø kommune og Kommunalbanken før sommeren. Det vil være helt nødvendig med streng kostnadskontroll og øke inntektene. Arbeidet med utarbeidelse av «normalbudsjett» videreføres.
Det er kritisk for klubben å få styrket den administrative funksjon inkludert økonomioppfølgning. Nåværende daglig leder som arbeider i 20 % stilling skal gradvis fases ut og disse funksjoner må overtas av ny ansatt. Økonomimedarbeider har sagt opp og jobber frem til 1. juli.
Vedtak:
Styret viderefører prosess med sikte på ansettelse av administrativ funksjon i deltidsstilling, jf. tidligere utlysning.
Det rettes henvendelse til samtlige komiteer (internutlysning) med forespørsel om støtteressurser til
- Utarbeidelse av rutiner/systemer/valg av fremtidig regnskapsløsning
- Implementering av nytt kontosystem
- Fakturering/oppfølgning av utestående
- Support administrativt ansatte
2. Bemanning
Bemanningssituasjonen ble gjennomgått, herunder status nyansettelser, sykemelding og rekrutteringsbehov.
Styret vil vurdere muligheten for bruk av lærlinger og/eller arbeidsmarkedstiltak.
Styret tok orienteringen til etterretning.
3. Prosess refinansiering
Klubben har i dag lån i Kommunalbanken på NOK 3,8 millioner med kommunal garanti. I tillegg har klubben fullt opptrukket kassakreditt i DnB på NOK 650.000,-. Klubben er avhengig av kapitaltilførsel for å kunne betjene løpende forpliktelser på kort tid. I tillegg har klubben et betydelig investeringsbehov for å kunne opprettholde/øke den inntektsgivende aktiviteten.
Vedtak:
Styret tar kontakt med Tromsø kommune/kommunalbanken for å avklare muligheten for refinansiering gjennom utvidelse av den kommunale garanti/utvidet låneopptak innenfor rammen av de fullmakter gitt av årsmøtet. Låneopptak er betinget av budsjettmessig dekning til betjening av forpliktelsene.
4. Prosjekter
Styret hadde en gjennomgang av prioriterte prosjekter:
- Møkkahåndtering; Målsetningen er å få på plass en komposteringsløsning i samarbeid med lokal maskinentreprenør. Arbeidet med innhenting av nødvendige godkjennelser intensiveres i samarbeid med anleggskomiteen. Det etableres kontakt med Tromsø kommune, Mattilsynet og andre relevante organer. Alternative kortsiktige løsninger må også vurderes.
- Ridebunn store ridehus må skiftes, og det må foretas utbedring av dekke på utebane. Styret må arbeide med å finansiere disse prosjekter. Det er søkt støtte hos Norges Rytterforbund og er under utarbeidelse søknader til ulike andre støtteordninger.
- Gjestestall; Klubben fikk våren 2017 tilsagn om NOK 250.000 i støtte fra SNN (samfunnsløftet). Tilsagnet utløper mai 2019, men styret har fått innvilget forlengelse ut 2019. Også her vil andre støtteordninger/sponsormuligheter følges opp, herunder muligheten for samarbeid med yrkesfagutdanningen for å redusere prosjektkostnader.
- Rideskolehester; Det er behov for investering i hestemateriell til utskiftning av eldre utslitte hester som av hestevelferdsgrunner ikke kan benyttes i rideskolen. Ulike finansieringskilder følges opp.
Samtlige prosjekter må fullfinansieres gjennom ekstern støtte i kombinasjon med låneopptak. Klubbens egenkapital vil i praksis måtte være medlemmenes dugnadsinnsats.
Vedtak:
Styret jobber videre med realisering/finansiering av de ulike prosjekter.
5. Økonomisk støtte (tilskuddsordninger, sponsorarbeid mv.)
Styret arbeider bredt med innhenting av midler til prioriterte prosjekter og klubbens løpende aktivitet for øvrig. Det er/vil bli søkt om støtte fra Norges Rytterforbund, SNN samfunnsutbytte, Tromsø kommune (nærmiljømidler mv)
Arbeid med innhenting av sponsorinntekter (stevnesponsorer, salg av reklameplass, nye produktpakker) må videreføres og intensiveres, da dette vil være viktig for klubbens økonomiske gjenoppbygning.
Klubbens medlemsmasse og kontaktnett vil være en svært viktig ressurs arbeid med å skaffe klubben denne type inntekter. Det er viktig at arbeidet koordineres gjennom komiteene og forankres i styret slik at klubben fremstår enhetlig og samlet utad.
Det tas sikte på å få utarbeidet mer standardiserte produktpakker/-materiell. For å sikre samarbeid på tvers av klubbens ulike aktivitetsområder tas det sikte på å få nedsatt en gruppe sammensatt på tvers av komiteene for å arbeide med systematisering av markedsarbeidet.
Avtaler inngås av administrativ leder/styret på vegne av klubben.
7. Andre driftsmessige forhold
Pålegg Brann- og redning
Klubben har pålegg fra Tromsø kommune ved brann- og redning etter tilsyn 2. februar 2018. Som følge av oversittelse av svarfrister er det mottatt varsel om tvangsmulkt. Deler av pålegget er svart ut, men det gjenstår å fremskaffe dokumentasjon av bygget og branntekniske løsninger. Klubben har frist til 7. juni med å etterkomme kommunens krav. Styret har ikke lyktes med å fremskaffe dokumentasjon fra byggeprosess/FDV (nystall). Dersom denne ikke lar seg fremskaffe vil ekstern konsulent måtte engasjeres til å utarbeide nødvendig dokumentasjon. Det er ikke realistisk å få dette på plass innen fristen 7. juni, og parallelt med at man søker å fremskaffe dokumentasjon opprettholdes dialogen med brann og redning.
Brøyting;
Klubben har inngått avtale med ny brøyteleverandør fra og med vinteren som kommer. Avtalen innebærer en betydelig besparelse i fht. eksisterende avtale.
Skadedyr;
Klubben har mottatt et særdeles gunstig tilbud fra Rentokil som innebærer utvidet oppfølgning og reduserte kostnader og vil derfor inngå ny avtale med disse (tidligere Pelias)
Grovfor;
Det arbeides med å få på plass avtaler med leverandører av for neste sesong, og styret har dialog både med tidligere leverandør og nye interessenter. Det tas sikte på å inngå avtale med to leverandører for å sikre en mest mulig stabil forsituasjon.
Vedtak:
Tidligere ordning med obligatorisk kjøp av for med mindre veterinærattest foreligger innføres med virkning fra høsten av.
Flis-/pelletsordning;
Det tas sikte på innføring av obligatorisk ordning med kjøp av flis/pellets gjennom klubben fra og med høsten av. Styret legger til grunn at klubben som storkunde vil oppnå gunstige priser og at løsningen ikke vil medføre merkostnader for brukerne. Styret innhenter tilbud fra aktuelle leverandører, og tar endelig stilling til ikrafttreden av ordning når slike tilbud foreligger. En slik ordning vil medføre et mer ryddig og oversiktlig anlegg, samt redusere problemer med svinn.
Stallplasstildeling;
Det har vært lyst ut og tildelt stallplasser denne våren/sommeren. Det skal foretas en gjennomgang av rutiner for tildeling og fordeling bokser/paddoc mellom oppstallørkomite og stallmester.
Medlemsoversikt;
Alle brukere av anlegget skal være medlem i klubben. Brukere av anlegget bes kontrollere at medlemskontigent er betalt. Oppstallører har et særlig ansvar for å følge opp at forryttere mv. er medlem av klubben.
8. Organisering komiteer
Styret grunn at dagens komiteer videreføres. Arne Munkvold går inn i anleggskomiteen. Styrets representanter tar initiativ til en gjennomgang i komiteene av behov for supplering av ressurser/kompetanse. Behov meldes til styret som foretar utlysning basert på komiteens innspill. Nye medlemmer oppnevnes av styret.
Ungdomskomite skal etableres og det vil komme egen informasjon om dette. Målet er å få engasjert barn og unge i størst mulig grad i dette arbeid. Det vil bli en forenklet og mer fleksibel prosedyre for denne komiteen.
Det tas sikte på å få til et større samarbeid på tvers av komiteene der hvor det er naturlig (arbeidsgrupper mv).
9. Eventuelt
Neste styremøte avholdes torsdag 13. juni. Det tas sikte på gjennomføring av medlemsmøte påfølgende uke. Nærmere informasjon om dette legges ut i naturlige informasjonskanaler.
Tromsø, 21. mai 2019
_________________ ________________________ __________________________
Trond Skogly Catharina Roos Bilsbak Kristin Hansen Kjørsvik
_________________ _______________________ __________________________
Arne Munkvold Marthe Haukland Stina Jansen
_______________________
Ida Korsberg