Tid: 17. november 2020 kl. 20.00
Til stede: Trond Skogly, Catharina Roos Bilsbak, Marthe Haukland, Anja Lind, Arild Johnsen, Kristin Kjørsvik, Stina Jansen, Ellen Appelbom, Karin Robertsen (rideskolesjef), Ida Røberg (adm. leder)
Sak 1 – Oppfølgning tidligere styresaker
Utestående:
Adm. leder redegjorde for status inndriving av gamle fordringer. Klubben har p.t. mellom 400 og 450.000 utestående med forfall 31.12.2019 eller tidligere. Reelt utestående er noe lavere, da det inneholder noe utestående stalleie som ikke er avstemt mot innbetalt depositum. For 2020 er utestående med forfall mer enn 45 dager tilbake ca. 170.000,-. Prosessen med inndrivelse av gamle fordringer som er tidkrevende intensiveres frem mot årsskiftet. Det er for regnskapsåret 2019 foretatt en tapsavsetning på 280.000, og det vil i forbindelse med avlegging av årsregnskap måtte foretas en vurdering om det er behov for ytterligere tapsavsetning. Det er iverksatt nye rutiner for inndriving av utestående for å hindre at tilsvarende situasjoner oppstår i fremtiden.
Styret tar orienteringen til etterretning. Administrasjonen gis tilgang til ressurser i styret for videre oppfølgning.
Bemanning:
Administrasjonen gjennomgikk fremlagt oversikt over bemanningssituasjon og -behov. Stalldriften håndteres p.t. av Elle (80 %), Ida (30 %), innleid ressurs fra Landbrukstjenesten (ca. 50 % fra 1. november), lærling. På instruktørsiden har Karin 80 % stilling (20 % for Troms og Finnmark fylkeskommune) og Kelly 75 %, i tillegg til timeansatte instruktører i ponnirideskolen.
Styret tok orienteringen til etterretning. Administrasjonen og representanter fra styret tar en felles gjennomgang av bemanningsplaner og tilgjengelige ressurser. Det skal gjennomføres fellesmøte for de ansatte hvor også representanter fra styret deltar. Bemanningsplan for rideskolen for 2021 gjennomgås i møte mellom rideskolesjef og representanter fra styret.
Rideskoleaktivitet:
Status aktivitetsnivå, kursplan/påmelding vår 2021, heste-/ponnimateriell
Rideskolesjef orienterte om status aktivitetsnivå mv. i rideskolen. Det er akutt behov for nye ponnier i ponnirideskolen. Det er satt av midler til dette, men det har likevel vist seg vanskelig å finne nye ponnier. Arbeidet følges opp av rideskolesjef.
Styret tar orienteringen til etterretning. Aktivitetsplan 2021 gjennomgås samtidig med gjennomgang av bemanningsplan, jf. sak 2.
Nettside: Status
Administrativ leder redegjorde for status med dette arbeid hvor Vemund Kjørsvik og Runar Karlsen inngår i ressursgruppen. Det er behov for avklaring av lay out/innhold for å komme videre med arbeidet.
Styret tar orienteringen til etterretning. Rideskolesjef kontakter ressursgruppen slik at de får nødvendig informasjon for å kunne gå videre med arbeidet.
Komiteer; Sammensetning/mandat
Komitelederne redegjorde for sammensetning av de ulike komiteer. Det er fremdeles behov for komplettering av komiteene. Komitelederne følger dette opp.
Sak 2 – Gjennomgang notat fra kontrollkomiteen
Styret har mottatt notat fra kontrollkomiteen som omhandler ulike forhold. Punktene ble gjennomgått i møte. Det er avtalt at det skal gjennomføres møte med kontrollkomiteen, administrativ leder og representanter fra styret i forlengelsen av styremøte hvor status på de ulike forhold som tas opp gjennomgås og besvares.
Sak 3 – Budsjett 2021
Arbeidet med budsjett for 2021 ble besluttet igangsatt. Det tas utgangspunkt i budsjett for 2020. Inntekts- og kostnadssiden må gjennomgås. Det må også foretas en gjennomgang av budsjettets systematiske oppbygning. Dette må ses i sammenheng kontosystemet i regnskapet og justeringer i dette. Disse må tilpasses hverandre, slik at det får en hensiktsmessig oppbygning og forenkler den løpende økonomistyring.
Sak 4 – Styrets halvtime
Møtet ble avsluttet med styrets halvtime som innføres som fast post på agendaen. Styrets halvtime er et fora for fri og mer uformell meningsutveksling og ting som beveger seg i klubben. Det føres ikke referat fra styrets halvtime med mindre er særskilte saker som er gjenstand for behandling/treffes vedtak.
17. november 2020
| Trond Skogly | Catharina Roos Bilsbak |
| Kristin Kjørsvik | Marthe Haukland |
| Arild Johnsen | Stina Jansen |
| Anja Lind | Ellen Appelbom |