Tid: 5. oktober 2020 kl 20.00.
Til stede: Catharina Roos Bilsbak, Marthe Haukland, Anja Lind, Arild Johnsen, Kristin Kjørsvik, Stina Jansen, Karin Robertsen (rideskolesjef), Ida Røberg (adm. leder)
Sak 1 – Oppfølgning fra forrige styremøte
- Status utestående/inndrivingsrutiner
Administrativ leder gjennomgikk status utestående fordringer og arbeidet med inndrivelse av disse. Utestående er fremdeles for høyt. Skjerpede rutiner for inndriving innarbeides både for inndrivelse av eldre krav og for løpende innkreving av forfalte krav fremover.
Styret tok orienteringen til etterretning og ber administrativ leder prioritere arbeidet med gjennomgang/inndriving av utestående. Saken følges opp på neste styremøte med gjennomgang av oppdatert aldersfordelt oversikt over utestående.
- Bemanning og budsjett
Administrativ leder gjennomgikk bemanningssituasjonen knyttet til stalldrift. Det er i budsjett satt av ca. 2,3 årsverk til stalldrift. Dette inkluderer også ressurser til vaktmesterfunksjon/løpende vedlikehold. Det har vist seg utfordrende å få på plass en hensiktsmessig sammensetning av organisasjon som dekker opp de funksjoner som skal løses gjennom stalldriften og samtidig sikrer den nødvendige fleksibilitet med hensyn til utføring av oppgaver. Per i dag er man i for stor grad avhengig av frivillig innsats fra klubbens medlemmer for å løse ordinære driftsoppgaver. Det arbeides med må finne løsninger på de utfordringer som gjenstår.
Styret tar orienteringen til etterretning og understreker viktigheten av å få etablert en hensiktsmessig og velfungerende driftsorganisasjon. Saken følges opp på neste styremøte. Til neste styremøte legger administrasjonen frem helhetlig bemannings- og ressursplan som omfatter både stalldrift (dagtid, kveld, helg) og rideskoleaktiviteten (instruktør)
- Gjennomgang årshjul og status budsjett/kurs og bemanning rideskoleaktivitet
Rideskolesjef gjennomgikk årshjul for rideskoleaktiviteten fremover. I tillegg til de ordinære ridekurs skal det gjennomføres regelmessige Grønt kort-kurs 2 ganger i året, knøttedager (2 ganger høst/vår), fast lørdagsridning, vinterleir, påske-/romjuls- og sommerkurs i hht faste innarbeidede rutiner. Det etableres rutiner for påmelding og markedsføring av aktiviteter.
Igangsetting av lørdagsridning er forskjøvet noe pga forsiktig tilvenning til nytt dekke for hestene, men innføres fom november.
Rideskolen har i dag for få ponnier i fht det som er lagt til grunn for normalt aktivitetsnivå. Det er krevende å finne ponnier egnet for ponnirideskolen, og det søkes etter egnede ponnier/hester gjennom flere kontakter. Det er gjort tilgjengelig midler til kjøp av nye ponnier.
Styret tar orienteringen til etterretning. Arbeidet med å anskaffe nye ponnier bes prioritert, slik at ponnirideskolen kan ha normalt aktivitetsnivå fra oppstart januar 2021. Saken følges opp på neste styremøte.
Styret har truffet vedtak etter skriftlig behandling forut for dette styremøte gitt en tilleggsbevilgning på NOK 100.000 utover ordinært budsjett til kjøp av ponni/hest som kommer i tillegg til tidligere ekstrabevilgning på NOK 75.000,- finansiert gjennom ekstraordinære gavemidler avsatt til dette formål.
- Nettside fremdriftsplan
Administrativ leder orienterte om arbeidet med etablering av ny og mer brukervennlig nettside. Arbeidet gjøres i samarbeid med tidligere nedsatt arbeidsgruppe.
Styret tok orienteringen til etterretning. Saken følges opp på neste styremøte.
- Mandat/komitesammensetning
Status komitesammensetning ble gjennomgått. De ulike komiteer består pt. av følgende:
Oppstallørkomite;
Anja Lind (leder)
Elena Evensen
Yvonne Therese Ålangen
Marie Kilvær
Rideskolekomite
Kristin Kjørsvik (leder)
Anleggskomite
Arild Johnsen (leder)
Sportskomite
Marthe Haukland (leder)
Ungdomskomite
Stina Jansen (leder)
Alle barn og unge som ønsker å delta i komiteen
Det er behov for komplettering av rideskolekomite, anleggskomite og sportskomite.
Anja Lind fremla utkast til mandat for oppstallørkomiteen med følgende innhold;
«
Komiteen skal være rådgivende organ for klubbens administrasjon i forhold som omhandler private oppstallører. Komiteens formål er;
- Bidra til kommunikasjon mellom oppstallører og andre avdelinger i klubben.
- Arrangere møter for klubbens oppstallører
- Arbeide for at alle skal føle tilhørighet til klubben og ønske om å bidra til videreutvikling av klubben
- Være en positiv pådriver for klubben og dens utvikling
Komiteen er underlagt klubbens til enhver tids sittende styre, og rapporterer til klubbens administrasjon og til klubbens styre i de saker hvor det er hensiktsmessig.
«
Styret tilsluttet seg mandatet og oppfordret øvrige komiteer til å utarbeide tilsvarende forslag.
Saken følges opp på neste styremøte.
Sak 2 – Prioriteringsliste anleggsprosjekter
Status anleggsprosjekter ble gjennomgått. Følgende prosjekter skal prioriteres;
- Ferdigstilling møkkabinge/gjestestall
- Ferdigstilling arbeider Store ridehus (vanningsanlegg)
- Etablering takoverbygg/snøsikring innganger drengestue/gammelstall
- Ridebunn lille ridehus
Utover dette skal oppgradering /forbedring av fasiliteter gammelstall prioriteres.
Sak 3 – oppfølgning medlemskontingent/-register
Alle brukere av anlegget plikter å betale medlemskontingent. Rideskolens elever faktureres for kontingent sammen med kursavgift. Oppstallører, forryttere, hestepassere mv. plikter også å tegne medlemskap. Administrasjonen bes følge dette opp overfor nye og gamle oppstallører. Oppstallører bes av eget tiltak orientere og følge opp egne forryttere/hjelpere om rutiner for medlemskap.
Saken følges opp på neste styremøte og adm. leder bes fremlegge oppdatert oversikt over betalende medlemmer, samt rutiner for oppfølgning ajourføring medlemsoversikter.
Sak 4 – Innkomne søknader om støtte deltagelse NM 2020
Trond Skogly fratrådte under behandlingen.
Det er innkommet to søknader om støtte i forbindelse med deltagelse NM sprang for Bertine Louise Skogly og Annika Jakobsen Hansen. Søknadsbeløpet er på NOK 5.000,-.
I hht etablert praksis gis det støtte til klubbens ryttere oppstallet på klubbens anlegg til deltagelse i Norgesmesterskap med støttebeløp på NOK 5.000,-. Denne praksis ønskes videreført av styret.
Søknadene innvilges.
5. oktober 2020
Trond Skogly
Catharina Roos Bilsbak
Kristin Kjørsvik
Marthe Haukland
Arild Johnsen
Stina Jansen
Anja Lind