SAKSLISTE:
Sak 1: Oppbevaring på platå i nystallen
Oppstallørene i nystallen har mulighet til å oppbevare litt utstyr på platået. Praksis har gjennom flere år vært at alle har anskaffet enten en putekasse eller en utebod fra Jula. Det er mye rot på platået, det står fraflyttede putekasser og lignende, og er behov for en opprydding samt noen rammer for hva som kan oppbevares og hvordan. Vi har sammenfattet noen kjøreregler:
- Alle kan sette et skap på størrelse med en Jula-bod, en putekasse eller lignende oppe på platået. Det er kun mulig å ha en enhet per stallplass. Enheten SKAL merkes med navn, slik at det er mulig å identifisere fraflyttede enheter. Enheter som ikke er merket, vil bli fjernet uten forvarsel. Det skal ikke oppbevares bokser, fòrdunker eller lignende i løsvekt, du må gå til anskaffelse av en enhet som du kan ha tingene dine i
- Stevneskap oppbevares fortrinnsvis i egen henger. Hvis det er vanskelig av ulike grunner, kan skapet stå oppe på platået. Skapet skal da settes lengst nord på platået, helt bakerst i rommet, innenfor skapene, der som taket skrår. Der skal skapene stables tett sammen for å ta minst mulig plass
- Det er ikke anledning for å oppbevare noe oppå skapene på platået, fordi det kan ramle ned og utgjøre en sikkerhetsmessig risiko for de som er i hallen med hest. Det er ikke mulig å gjøre egne vurderinger av hva som kan ramle ned, regelen er uten unntak
- De ansatte får i oppgave å jevnlig sjekke at det ikke oppbevares ting oppå skap, og i så fall fjerne det uten forvarsel
- Per nå står det skap på ca halve tribunen. Når stevneskapene tas bort, kan de øvrige skapene samles sammen. Vi forsøker å stable skap ut mot vantet, for å unngå at det står skap så langt bortover tribunen. Vi håper at det å samle skapene sammen, og lage en kort gang med skap på begge siden, vil gjøre at lyden isoleres litt
- Løse gjenstander fjernes uten varsel, og legges i gjenglemtkassen. Dette vil gjøres jevnlig
Sak 2: Flis og pellets
I referat fra styremøte 25.09.23 står det:
Sak 10. Avslutte ordningen med at klubben holder flis og pellets for oppstallørene.
Vi har pr i dag ikke god nok kontroll over beholdninger og uttak av flis/pellets i forhold til hva som blir betalt. Vi har heller ikke likviditet til å forskuttere dette for oppstallørene.
Vedtak: Styret ber oppstallørkomiteen om å lage et forslag til system for kontroll og betaling av flis og pellets.
Klubben har kjøpt flis/pellets for videresalg til oppstallørene de siste årene. Før dette måtte oppstallørene selv handle flis/pellets. Da ble det tildelt lagringsplass ute, slik at det var mulig å kjøpe inn større kvantum. Dette medførte mye rot ute; det stod paller nærmest overalt rundt stallene, og plast flagret i vinden. Om vinteren kunne det snø så mye at flis/pellets ble borte, med det resultat at brøytemannskapet ikke så det og tok det med seg/ødela det. Det tinte frem både paller, plast og flis/pellets rundt omkring på området hele våren.
Dagens løsning gjør at all flis/pellets er samlet på et område. Forbruket er så høyt at det ikke snør ned på samme måten som når hver enkelt hadde sitt lager ute. At denne løsningen avskaffes, vil medføre betydelig mer arbeid for oppstallørene. Samtidig så må det fortsatt kjøpes inn flis og pellets til skolehestene og – ponniene, og med mindre det skal kjøpes fra uke til uke og legges direkte inn i boksene, så må det fortsatt lagres ute – og det må etter all sannsynlighet være avlåst (forutsatt at svinn er et problem per i dag).
Oppstallørkomiteen har diskutert saken, og foreslår følgende løsning:
- det må henges opp en liste i gangen hos skolehestene og en liste i gangen hos skoleponniene, for å registrere forbruk hos disse. De ansatte og øvrige ildsjeler må få instrukser om å sette et kryss på for hver flisballe og hver sekk pellets som hentes ut
- oppstallørene må få tilbud om å sette ekstra flis eller pellets på faktura på fast basis, slik at de som vet at de bruker for eksempel 6 baller flis per måned, faktureres for dette. Per i dag skal ekstra flis/pellets betales via Vipps. Det tilbudet bør bestå, men det betyr at de som fast bruker mer slipper å Vippse
- Vi forslår at alt gjerdes inne, for eksempel med gjerder ala fra Byggesystemer. Hver oppstallør må oppgi hva de bruker per uke, og den oppgitte mengden hentes ukentlig ut av gjerdet med traktor
Sak 3: Nummerering av tørkeplasser og skap
Det har i lang tid vært diskusjoner rundt tildeling av tørkeplasser og skap, spesielt i nystallen, og dette er åpenbart en kilde til frustrasjon. Styret har nå besluttet at skap og tørkeplasser skal nummereres slik at de følger boksene (ref. styremøte 25.09.23). Oppstallørkomiteen har fått jobben med å merke skap og tørkeplasser. Vi avventer inntil alle som står på stallen per nå har fått tildelt skap hos administrasjonen, vi forventer at dette er i orden innen utgangen av oktober
Sak 4: Årshjul og temakveld
Fra sist referat: Neste møte vil vi lage et årshjul, der vi plotter inn saker som vi jobber med. Vi vil også se på muligheten for å arrangere temakvelder, og ser et behov for økt kunnskap om smittevern og grovfòr. Vi tar imot innspill til flere tema, samt aktuelle forelesere.
- Tidfeste dugnader
- Oppstallørmøter
- Motivasjonen for dugnad er lav, fordi vi aldri ser lønnede ansatte her, det gjelder i all hovedsak administrasjonen som er helt fraværende både per e-post og fysisk på kontor
- Lage et forslag til hva som gir dugnadstimer og antall timer det gir
- Nummerere skap og tørkeplasser slik at de følger boksene
- Temakveld: forring av hest
Sak 5: Eventuelt, innkomne saker?
Vi har per 08.10.23 mottatt en sak per e-post. Den er fra en oppstallør som har skrevet en veldig fin e-post som oppsummerer hvordan utfordringer kunne vært løst når det er sykdom blant ansatte. Oppstalløren peker på kommunikasjonsproblemer ved sykdom, og mangelfull informasjon til oss oppstallører – både når det anfekter våre private hester og når det i all hovedsak anfekter rideskolens hester. Vi må ofte trø til å bidra, men vi får sjelden god informasjon. Vi oppdager at det er sykdom gjennom at de ansatte ikke dukker opp. I e-posten kommer det frem gode forslag til tiltak. Vi velger å ikke gjengi e-posten i sin helhet, fordi den gjengir konkrete tilfeller. Avsender gir tillatelse til at e-posten videresendes til styret, og oppstallørkomiteen ber om at denne saken sees på ved neste styremøte.
Oppstallørkomiteen legger samtidig ved noen forslag som vi mener vil redusere tiden de ansatte bruker om morgenen før de kan begynne å sette ut hestene:
- Gå bort fra at det fores kraftfor om morgenen, ukedag og helg, dette vil gjøre morgenforingen mye raskere. Det er per i dag ingen hester ved stallen (?) som får så store mengder kraftfor at det må fordeles på to måltider. Dersom det er ønskelig å fordele kraftforet, kan man henge opp ei krybbe ute og legge kraftforet der om kvelden
- Redusere antall meldinger som kommer til stalltelefonen om morgenen, det brukes fryktelig mye tid hver dag på å lese og svare ut meldinger om dekken ol. Det er bestemt at slike beskjeder skal gis på ei tavle som henger ved boksen, det må følges opp at oppstallørene praktiserer dette
Anita har mottatt en sak fra en oppstallør, som opplever at skap i nystallen ikke tildeles i riktig rekkefølge og på korrekt måte. Saken er allerede meldt til styret, oppstallørkomiteen beslutter derfor at det vi kan bidra med er å fremme saken i styret på nytt, og etterspørre informasjon om hvordan henvendelsen håndteres.
Sak 6: Oppbevaring på låven i gammelstallen
Oppstallørene i gammelstallen har mulighet til å oppbevare litt utstyr på låven. For et år siden ble dette satt i system, og et areal ble tildelt hver boks. Innenfor dette arealet kan man ha den oppbevaringen man ønsker, enten det er i form av skap, putekasser, kraftfor-dunker, el. Det eneste kriteriet er at kraftfor, hestegodt, frukt og lignende skal oppbevares slik at det er utilgjengelig for mus/skadedyr. Per nå ser vi at arealet utnyttes på ulik måte, i noen «båser» står skapene samlet på midten, rygg mot rygg, i andre «båser» står skapene med ryggen mot neste «bås» med fellesarealet i midten av hver «bås». Nye lys er under montering, og vi ser at slik lysene plasseres nå så vil den siste plasseringen av skap gi mye bedre lys. Vi er også enige om at det ser mer ryddig ut, og ønsker å oppfordre alle oppstallørene til å plassere skapene sine slik. De fleste har allerede snudd skapene sine, og vi håper resterende kan gjøre det samme innen rimelig tid.
Neste møte: søndag 22. oktober klokken 19.00