Oppmøte ca. 50 stk.
1. Innkalling kom på kort varsel (to dager og i vinterferien), men det var
viktig å komme ut med informasjon fort. Fredag 1.mars 2019 ble interimsstyre 3
satt inn av Troms idrettskrets med mandat til 1. mai 2019. Styret består av
leder Trond Skogly og medlemmene Catharina Roos Blisbak og Kristin Hansen
Kjørsvik. Idrettskretsen ønsker at klubben nå skal overta selv og etter
ordinært årsmøte innen 1.mai 2019 står klubben på egne ben. Valgkomite oppnevnt
av Troms Idrettskrets med Johan Robertsen, Johanne Størkersen som medlemmer. I
tillegg skal det oppnevnes to til.
2. Det nye styret gikk inn for å håndtere den løpende situasjonen frem til 1. mai 2019 og skape et grunnlag for et nytt ordinært valgt styre. På grunn av fokuset på økonomi og rideskole er det to fra økonomikomitéen og en fra rideskolekomiteen som har gått inn i styret. Dette etter dialog mellom kretsen og komiteene i tillegg med fokus på hvem som kunne påta seg verv.
3. Thomas Kastnes Nikolaisen er til daglig ansatt i Troms idrettskrets og er fristilt til å jobbe for Ryttersportklubben i en begrenset stilling frem til 01.05.19. Thomas har kontortid mandager etter lunsj, onsdager før lunsj og fredager etter lunsj. Han skal ha begrensede og klare arbeidsoppgaver. Oppgaver han skal jobbe med er: ta imot, svare på og videresende mailer, være kontaktperson for ansatte, jobbe opp mot styret og komiteene, lønnskjøring, økonomi osv.
4. Interimsstyre 3 overtok vervene på fredag 1. mars 2019 i møte med kretsen og interimsstyre 2. Styret fikk opplyst at alle regninger er betalt og at fokus skal ligge opp mot ordinært årsmøte. Styret skulle prioritere arbeidsoppgaver og se på satsningsområder videre for klubben. Umiddelbart etter tiltredelse ble styret kjent med store ubetalte regninger, og klubbens likviditet er svært kritisk.
5. Årsregnskapet er
tilnærmet ferdigstilt. Det ligger an til et underskudd på ca. 850.000 og
egenkapitalen er i praksis tapt. Likviditeten er meget dårlig. Klubben har
forfalte forpliktelser på ca. 800 000 i tillegg til lønnsforfall 15.mars.
Klubben har drøyt 300 000 i disponibel midler, hvor 250 000 av dette er
kassakreditten hos DNB.
6. 370 000 er forfalt krav fra høyleverandør – Styreleder har jobbet hele uken med høysituasjonen. Styret har måttet bestille høy fra ny leverandør for ikke å gå tom for høy. Dette på grunn av krav om bankgaranti for levering av høy fra den forrige leverandøren. Det er kjøpt et parti på 42 høyballer fra Fauske som leveres på mandag. Disse er det analyse på. Halvparten H1 fra Nederland (grensende mot H2), resten H2.
7. Hva gjør styret
for å få mer penger inn:
Søknad om økt kassakreditt til 650 000 fra DNB, dette for å dekke høy, lønn og
deler av gjelden til kreditorer.
Klubben har bedt Tromsø kommune om forskuttering av tilskudd, samt møte for å diskutere langsiktig finansiering.
Vi har et lån på 3.8 millioner som kommunen har stilt garanti for. Dette er ikke stort med tanke på anlegget. Styret ønsker å diskutere nedbetalingsplaner og vilkår med kommunen.
Pga den ekstraordinære situasjonen åpnes det for kjøp av privat høy, men lagringskapasitet er vanskelig pga fullt høyloft.
-spørsmål om møkka? Er en egen sak som ikke er løst og klubben har fremdeles offentlige pålegg som må håndteres.
-spørsmål om styret
har vurdert økt stalleie? Det er et styrevedtak fra november der
økonomikomiteen skulle kartlegge økonomien i de ulike virksomhetene. Realiteten
er at oppstallørene subsidierer rideskolen med 1000-1500 kr per oppstallør per
måned. Både hesterideskolen og ponnirideskolen går med underskudd. Det er lagt
opp til nedjustering av stalleie etter hvert. Når Rideskolen er oppe og går
bærekraftig er det realistisk at vi går ned på stall-leien. Styret mener stall-leien
er høy nok og at den for mange er på smertegrensen, så styret ser på andre
løsninger.
Rideskolen må på sikt klare å drifte seg selv. Det er en nedgang på 180 000 i
rideskolen bare dette semesteret, mens man har beholdt og til dels økt
utgiftene. Det er et potensiale for godt overskudd i rideskolen som skal kunne
brukes til blant annet utskifting av hestematerialet. Rideskolen er en viktig
del av klubben og det derfor utlyst stilling som Rideskolesjef. Det er bred
enighet i komiteene om at tiltak i rideskolen må prioriteres og at det er fullt
mulig å få til en sunn økonomisk drift av denne.
-Spørsmål om det er mulig at tall og det styret gjør kan legges ut slik at medlemmene kan se ting selv. Beregninger vil vi bli gjort tilgjengelig. Akkurat nå må akutte ting prioriteres.
8. Hva gjøres for å
redusere pengebruken. Dette er lite hyggelig og berører alle. Noen tiltak er
heller ikke avklart enda.
Fra mandag 11.03.19 er det 1,5 stilling på jobb på dagtid. (reduksjon med 1 stilling) Dette må evalueres underveis og ses på fremover i dialog med de ansatte. Prioriteringer for ansatte blir viktig. Alle hester må fores og slippes ut og skolehestene må inn.
Hva annet er det som må gjøres på dagtid og hva kan løses på annen måte. Hva kan gjøres på ettermiddager og hva kan gjøres på dugnad?
-spørsmål om der er vurdert å kontakte NAV eller ta inn personer som trenger
arbeidstrening? Det er tenkt, men det er ingen som har tid til opplæring/
oppfølging slik situasjonen er nå.
Det må påregnes at alle må bidra mer med dugnad. Klubben er avhengig av at alle bidrar, står på og vil at vi skal få det til. Vi har vært gjennom en krevende periode og vi MÅ legge det som har vært bak oss. Alle må se fremover og dra i samme retning. Styret har tro på at vi skal klare det. Årsmøtet om en måned tåler ikke mer bråk.
Styret jobber med komiteene i forhold til hva som kan løses der, lages arbeidslag for å løse og involvere flere.
Vi må over til at oppstallørene må fore selv privathestene på kveldene for å omdisponere personal på kveldene. Dette inntrer fra og med mandag 11. mars 2019.
Muligheten for besparelser ved innkjøp av eksterne tjenester vil også bli gjennomgått (regnskap mv).
Oversikt over/innkreving av utestående følges opp. Viktig at alle betaler regninger ved forfall.
9. Hester. Det må skiftes ut hester i rideskolen. Der er styret i gang. Spot har fått nytt hjem og ny ponni er kjøpt – Lego -Lasse. Styret er i gang med å se på hvilke hester som brukes for lite/ikke er egnet for bruk i rideskolen. Klubben har ikke råd til å ha hester som ikke er i bruk og antallet hester må reduseres uavhengig av om det kommer inn nye hester. Antallet hester kan tas ned uten at aktiviteten reduseres. Dette gjøres i samarbeid med ansatte og veterinær. Styret er klar over at det er sterke følelser og at det om gjøres nøye vurderinger. Det kommer allikevel til å bli gjort snarlige grep uten at detaljene er lagt. Det jobbes også med å få inn nye hester.
Det skal være færre, men bedre hester i rideskolen. Hestene må kunne brukes på kurs, treninger og konkurranser. Dette skal en rideskolesjef jobbe med.
Stallgjengene må også ses på. Skal driften av disse også ut på dugnad.
-spørsmål er om stallgjengen fanges opp her? Det skal de bli. Hva med nytt lotteri? Ev. sponsing?
Andre inntektskilder som kan bidra til klubben er lotteri, sponsing, fond/støtteordninger mv. Oppfølgning av eksisterende sponsorer/avtaler må også bli bedre, slik at man får inn midlene.
10. Gjestestallprosjektet. Det er mottatt 250 000 kr. øremerket til et slikt prosjekt fra Sparebanken Nord Norge. Fristen løper ut til sommeren. Dette må følges opp overfor SNN. Det er også kommet nye krav fra mattilsynet i forhold til oppstalling noe som vanskeliggjør oppstalling til stevner og arrangementer og som forsterker behovet. Det må ses på økonomien i dette. Det må settes ned en arbeidsgruppe som kan jobbe videre med dette prosjektet.
11. Det er et styrevedtak fra interimsstyre 2 på leasing av ATV for 3000 i mnd. Klubben fikk avslag på leasingssøknaden på grunn av klubbens økonomi.
Situasjonen må løses på kort sikt, det er ikke de permanente løsningene. Nå skal vi overleve så får vi se på hvordan ting skal se ut i en normalsituasjon etter hvert.
-innspill om at det
blir tøft for de 1,5 som er på jobb på dagene. Det vil være dager de ikke får
gjort alt. Det må samarbeides med stallmester Hege i forhold til
prioriteringer. Det skal lages stillingsbeskrivelser som er gjennomførbare og
realistiske. Det videre viktig at alle medlemmene bidrar og er positive.
-innspill om at det tipses om hva som trengs å gjøres på kveldene. Hva kan
assistenter og stallgjenger løse av oppgaver. Der er nok noen oppgaver som vil
bli liggende.
-innspill på å «uniformere» de ansatte på jobb slik at de spares for jobb når
de ikke er på arbeid.
-innspill på hvem man henvender seg til i forhold til syke hester, brannalarm
osv.
-innspill på at det i forhold til brann er planlagt møte med stallgjengene
allerede.
12. Det skal lages
et HMS-system som skal dekke alle lovkrav. Brann, el.kontroll (der har klubben
offentlig pålegg fra 2016 som ikke er oppfylt) ol. HMS system vil bli
implementert. Alle som jobber i stallen, også stallgjenger skal ha
sikkerhetsopplæring. Det vil komme prosedyrer, arbeidsreglement og årshjul.
Det vil også være opplæringssystemer for andre brukere av anlegget.
13. Når ting kommer under kontroll er det mye styret og komiteene vil gripe fatt i. Her må det lages prioriteringer og få en omforent liste over hva som skal gjøres det/ de neste året/ årene.
-innspill på at det er to prioriteringer – ikke gå konkurs og ikke bli fri for høy!
14.
Anleggskomiteen:
– Lage en handlingsplan og en tilstandsrapport. Må ha verdivurdering både på
kort og lang sikt.
-Etterslep på vedlikehold
-Ridebunner (alle tre) må gjøres noe med. Ser på alle løsninger.
-Drifte anlegget, dugnader, organisering, traktor
-HMS drift – brøyting, preparering, møkk- dårlig lys og merking
-Sette ned grupper og utvalg til å hjelpe til. Preppeteamet bestående av 6 er
allerede i gang. Plass til flere.
-Foredrag og opplæring på hvordan behandle ridebunnene, preppes hver dag.
Skjeve bæreunderlag i begge ridehus. Både kortsiktige og langsiktige løsninger
ses på. Her må det prioriteres penger. Lages prepperutiner
-De som vil bidra må melde seg til anleggskomiteen.
-Ser også på gjestestall prosjektet. Trenger noen til å jobbe med dette
-Møkkasaken er midlertidig dårlig løst med brenning på Kvitebjørn varme. Leter
etter andre løsninger.
-Flis-saken – det er ikke opphevet forbudet mot å bruke flis, men man må ha
noen som kan se på denne saken. Påbud om
pellets må overholdes til annen beskjed gis.
15. Sport:
-Fokus på stevner og treninger, ekstern sprangtrener fungerer veldig bra –
fortsetter med det. Her får alle være med på kurs.
-Mål om rekruttering og at skolehestene på sikt kan brukes mer på kurs og
stevner
-Lager stevnehåndbok for å lette arrangeringen av stevner
-Ønsker to arbeidsutvalg – et for sprang og et for dressur. Noen få har meldt
seg, men klubben trenger flere.
-Ridebunnene er med på å begrense aktiviteten
– Ønsker veldig en gjestestall for å kunne tilby oppstalling på stevner og kurs
-Trenger å utdanne mer teknisk personell. Møte for rekruttering av stewarder
12.03.19 kl. 20.00 i kafeen for alle som vil vite mer.
-Ønsker å jobbe mer overordnet og at andre arrangerer stevnene.
-Alle må se fremover, ta vare på hverandre og bidra.
-innspill på om alle treninger er kretstreninger? Ja det er de
16.
Rideskolekomiteen:
-Laget en handlingsplan ut fra ønsket om en kunnskapsbase – hva er bra og hva
kan bli bedre i rideskolen. Rapporten fokuserer på en del langsiktige mål, men
noe haster
-Rideskoleansvarlig – lyst ut
-Oppdatere hestemateriell – er i gang
-Kommunikasjon – jobbes for oppdatering av systemer, hvordan nå ut til ulike
grupperinger, egen facebookside til rideskolen
-Ridebunner da hestene går mange timer hver på dårlig underlag
-innspill på å
pålegge rideskole elever dugnad? Komiteen ønsker at det skal være frivillig men
at de skal motivere og inkludere. Gjøre grep for å minske skillet mellom
rideskole og oppstallører.
-Sport ønsker utvidete klubbstevner på fredagene i forbindelse med stevner for
rekruttering
-innspill på at det må jobbes med inkludering og la alle få følelsen av å høre
til, prat med alle
-Sport har som mål å ha et visst antall lave klasser på stevner
17.
Oppstallørkomiteen:
-Jobber med retningslinjer for søknad om stallplass. Forbereder disse sakene
for styret som vedtar tildeling.
-Bidra i mottak av nye oppstallører
-Samle regelverk, rydde opp
-Lager nye oppstallørkontrakter
-Foringslister og foringsrutiner
-Dugnadslister
-Bidra i dialog med styret og ansatte.
Blir ingen dramatiske endringer i kriteriene for tildeling av stallplass. Vi
vil være en klubb for alle. Ventelistesystemet blir borte.
Ønsker aktive medlemmer, struktur og forutsigbarhet.
Styret skal jobbe videre og jobbe for å få ut informasjon.
Lurer dere på noe spør styret, snakk med oss.
Ref. Kristin H.
Kjørsvik