Komitéens arbeidsoppgaver
Tromsø Ryttersportsklubb har ikke utarbeidet egen instruks for sin kontrollkomité. Det finnes likevel retningslinjer i Norges Rytterforbunds ”klubbhåndbok” og i NIFs lov.
I Norges Rytterforbunds ”klubbhåndbok” kan man blant annet lese følgende om kontrollkomiteen:
Klubber/idrettslag med en årlig omsetning på mer enn kr. 5 000 000 plikter å ha engasjert revisor. Dette må være statsautorisert eller registrert (profesjonell) revisor. Engasjert revisors plikter er beskrevet i NIFs Regnskaps- og revisjonsbestemmelser § 5-3 og § 5-4 (Fellesbestemmelser for revisors rapportering).
I tillegg skal det da velges en kontrollkomité på minimum 2 medlemmer og 2 varamedlemmer. Kontrollkomiteens plikter er nærmere beskrevet i Regnskaps- og revisjonsbestemmelser § 5-5.
En kan si at intensjonen med denne arbeidsfordelingen i hovedsak er at en i tillegg til å sikre profesjonell revisjon i større regnskap, også oppnår en utfyllende kontroll av bruken av klubbens midler fra medlemmer som kjenner klubbens ”indre liv”. Det er viktig å synliggjøre at klubben er en medlemsbasert organisasjon og at medlemmenes interesser skal kunne ivaretas, spesielt når det gjelder økonomiske disposisjoner i årsmøteperioden.
Normalt er det årsmøtet som engasjerer revisor, men årsmøtet kan delegere dette til styret. Å engasjere revisor er i prinsippet inngåelse av en avtale, og alle avtaler skal håndteres av styret, som er klubbens høyeste myndighet mellom to årsmøter. Revisor skal avgi beretning til årsmøtet.
Kontrollkomiteen velges av årsmøtet og skal avgi beretning til årsmøtet. Komiteen har rett til, når som helst, å utføre kontroll. I den hensikt å lette deres arbeid skal styret sørge for at komiteen hele tiden blir holdt informert om styrets arbeid, gjennom å få tilsendt protokoller/møtereferater.
Det må aldri herske tvil om at styret er klubbens høyeste myndighet mellom årsmøtene, og da er det også årsmøtet som skal vurdere styrets arbeid i driftsåret.
Kontrollkomiteen er ikke selv i posisjon til å innkalle til ekstraordinært årsmøte, men hvis de avdekker forhold som de mener må behandles av årsmøtet kan de:
- Gi dette til kjenne gjennom sin rapport til det ordinære årsmøtet
- Eller, hvis det vurderes å være en hastesak, anmode styret om å innkalle til ekstraordinært årsmøte
- Hvis ikke dette fører frem kan de, som vanlige klubbmedlemmer, initiere en underskriftskampanje med krav om ekstraordinært årsmøte.
Hvis årsmøtet kommer frem til at tidligere økonomiske disposisjoner i klubben skal granskes, kan en selvfølgelig gjøre vedtak om det. Dette bør i så fall skje gjennom et uavhengig utvalg, med kompetanse og god kjennskap til klubbens interne forhold, men det må samtidig ikke bestå av personer som nå og/eller tidligere har hatt befatning med klubbens disposisjoner. Med det menes styrene, administrasjonen, kontrollkomiteene og evt. andre tillitsvalgte.
Kilde: http://www.rytter.no/files/%7B3CC24ED9-F88B-4CF5-A4C5-838B60DE6E3D%7D.pdf
I Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité lov § 2-18, står følgende å lese om kontrollkomiteen:
Kontrollkomiteen skal føre tilsyn med organisasjonsleddets økonomi. Kontrollkomiteen skal påse at organisasjonsleddets midler er anvendt i henhold til lover, vedtak, bevilgninger og økonomiske rammer, samt at de foretatte økonomiske disposisjoner er i samsvar med organisasjonsleddets lov og beslutninger fattet av årsmøte/ting. Kontrollkomiteen skal videre forsikre seg om at organisasjonsleddets interne økonomiske kontroll er hensiktsmessig og forsvarlig.
Kontrollkomiteen skal påse at organisasjonsleddets regnskapsførsel er pålitelig og at dets årsregnskap og delårsrapporter gir et korrekt uttrykk for organisasjonsleddets drift og finansielle stilling. Kontrollkomiteen skal ved gjennomgang av regnskapene vurdere organisasjonsleddets finansielle stilling, forvaltning og drift.
Kontrollkomiteen skal ha adgang til samtlige regnskaper og de forskjellige styre- og utvalgsprotokoller og skal gjøre seg kjent med avgitte rapporter fra den engasjerte revisor. Kontrollkomiteen kan bygge på det arbeid som den engasjerte revisor har utført der den finner det hensiktsmessig.
Kontrollkomiteen skal føre protokoll over sine forhandlinger og avgi beretninger til årsmøtet/tinget om sin gjennomgåelse av årsregnskapet/årsregnskapene og organisasjonsleddets anliggender for øvrig, herunder budsjetter og budsjettoppfølging, forvaltning generelt og styrets arbeid/beretning.
For organisasjonsledd som ikke har ting hvert år, skal kontrollkomiteen avgi en beretning til det enkelte årsregnskap. For øvrig skal kontrollkomiteen løpende ta opp forhold den finner nødvendig og rapportere gjennom nummererte rapporter til organisasjonsleddets styre og revisor.
Kontrollkomiteen kan be engasjert revisor utføre spesielle revisjonshandlinger som den ønsker utført, dersom kontrollkomiteen finner det påkrevd. Slike arbeidsoppgaver kan ikke være i strid med gjeldende revisorlovgivning. Særskilt instruks må i slike tilfeller utarbeides av kontrollkomiteen. Styret må informeres om eventuelle økonomiske konsekvenser av ekstra arbeidsoppgaver for revisor.
Kilde: http://www.lovdata.no/nif/hifl-20070512-0001.html#2-18
Se ellers http://www.nif.no/t2.aspx?p=18965